Marco Legal De Los Archivos En Colombia

1.
Administración Documental
Garantizar la disponibilidad de documentos nos hacía incurrir en altos costos de retención, almacenamiento... sin mencionar logística y seguridad; hoy vemos los mismos documentos mas rápido, tenemos más espacio en nuestras oficina y ayudamos a cuidar nuestro planeta.

El mundo empresarial actual se enfrenta al desafío que implica manejar de manera eficiente ymetódica inmensos volúmenes de información representados en papel y documentos impresos.

La solución Administración Documental brinda tecnologías avanzadas en el manejo de todo tipo de documentos, reportes e imágenes, archivándolos de forma digital y ofreciendo a los empleados autorizados la posibilidad de acceder on-line a contratos, estados de cuenta, reportes y facturas, de manera simple ysegura.

2.

Objetivos que debe seguir un administrador documental
El objetivo principal de la gestación documental es facilitar la búsqueda de un documento
Y su conservación reduciendo costos y espacios.
Conservar la memoria corporativa
Establecer procedimientos para el trámite de los documentos
Archivar los documentos
Contribuir a la toma de decisiones
Los documentos almacenados seconvierten en un material de consulta para decisiones futuras
Incrementar la eficiencia organizacional
Apoyar los procesos legales: los elementos almacenados y ordenados según diferentes aspectos
(Fecha de creación, fecha de almacenamiento, autor, tipo de documento, etc.) Son herramientas básicas para el desarrollo de cualquier tipo de investigación.

Ensayo
De acuerdo con algunos conceptossobre la Administración Documental esta permite el establecimiento de políticas, definición de normas y la toma de decisiones que facilitan la gestión en las organizaciones y es muy importante en todos los aspectos investigativos.
En mi concepto la Administración documental se ha convertido en una herramienta fundamental, porque ayuda en los procesos planeación, control de producción, circulación yuso de los archivos porque este método nos permite que siempre haya una organización en cuanto al   trámite,   elaboración, registro y mantenimiento de bases de datos y registro de la información.
En mi experiencia particularmente, con el manejo de información, pude comprobar la importancia de la aplicación de este sistema tecnológico para una buena y adecuada gestión empresarial. La empresadonde yo labore   últimamente, por ejemplo, carecía de un manejo interno de la información que fuera adecuado, ya que mucha de la información era archivada de una manera manual sin un proceso adecuado y además estaba esparcida por diferentes oficinas sin el mayor control, por lo que indagar por determinado   material o por determinada carpeta se hacía algo engorroso y que requería de tiempo paralograr acceder a la información archivada.
Gracias a esta herramienta tan importante como es la Administración Documental se logro después de un buen tiempo darle un orden y una organización adecuada al material que venía presentando la limitación para el manejo y consulta.
La organización en una empresa es indispensable para el éxito y el progreso de la misma, y la administración documental haceparte de esta organización donde se ven involucrados todos los componentes de la empresa para tener toda la información lo más accesibles posible y en un orden donde sea posible llegar a ellos fácilmente y con rapidez sin tener previo conocimiento de la ubicación exacta, la administración documental está destinada a planear, dirigir y controlar la producción, circulación, conservación, uso,selección y disposición final de los documentos de archivos con el propósito de lograr eficiencia en el manejo de los mismos a lo largo de su ciclo de vida.
Durante siglos la gestión documental en las organizaciones fue dominio exclusivo de administradores, archivadores y bibliotecarios, cuyas herramientas manuales básicas eran los libros de registro , las carpetas, archivadores ,cajas y...