Metodología de los estudios de Organización y Sistemas

Metodología de los estudios de Organización y Sistemas:
Concepto:
Metodología de los estudios de Organización y Sistemas es, entonces, el procedimiento sistemático y ordenado a seguir para desarrollar estudios de mejoramiento administrativo.
Etapas:
1. Preparación del estudio.
2. Relevamiento de información.
3. Diagnóstico de la situación actual.
4. Diseño de soluciones.
5. Informefinal.
6. Implantación.
Características: Retroalimentación permanente; esto significa que el avance de cada etapa del trabajo va permitiendo obtener nuevos conocimientos que ratifican o rectifican informaciones obtenidas previamente o definiciones ya realizadas.
Etapa 1 – Preparación del estudio.
La ejecución de un estudio de Organización y Sistemas puede originarse de diversas formas:Dirección de la empresa.
Jefes de línea.
Unidad interna de Organización y Sistemas.
Consultores externos.
La etapa de Preparación comprende tres fases.
A. Definición del objetivo.
Si bien muchas veces se posee una idea más o menos concreta de lo que se desea, en otras se hace referencia a las consecuencias de un problema sin poder identificar con precisión la causa que lo provoca.
Paraconocer los motivos que determinaron la decisión de realizar el estudio, se desarrollan entrevistas personales con la dirección de la empresa, en las cuales se busca obtener información suficiente que permita al analista conocer:
- ¿Cuál es el problema y de dónde proviene?
- ¿En qué se basa el deseo de la empresa de fomentar un cambio?
- ¿Cuáles son las motivaciones reales o potenciales de laempresa en pro o en contra del cambio?
- ¿Cuál es la meta u objetivo que la empresa persigue con el estudio?
Las respuestas a estas preguntas permiten conocer el origen del estudio y definir metas u objetivos primarios, provisorios, tentativos, que se irán ratificando con los pasos sucesivos de la metodología a seguir.
Las entrevistas con la dirección permitirán también obtener otras definicionesde la empresa que resultan necesarias para encarar el estudio:
Extensión del trabajo.
Limitaciones a tener en cuenta.
Relaciones consultor - empresa.
A. Examen preliminar o prediagnóstico.
La dimensión del examen preliminar estará condicionada por las características del estudio, sin perjuicio de lo cual debe precisarse que en la misma no debe entrarse en detalles, considerando únicamentela realidad de la empresa en forma genérica.
El examen preliminar que debe ser suficientemente completo, se efectúa a través de entrevistas con los responsables del área del objeto de estudio, las mismas le permitarán definir el marco de trabajo para la ejecución del estudio.
B. Planificación del Trabajo.
Implica determinar las actividades a realizar, su secuencia y el tiempo que demandarácada una, los productos a obtener en cada etapa del trabajo, los métodos a utilizar, así como los recursos humanos, materiales, tecnológicos, y financieros necesarios.
A continuación se confecciona la propuesta de trabajo que será elevada para la aprobación por parte de la empresa. La misma se compone de los siguientes capítulos:
- Antecedentes de la empresa consultora.
- Programa de trabajo.
-Condiciones de contratación.
- Equipo consultor.
Etapa 2 – Relevamiento de Información:
A. Importancia y necesidad del relevamiento.
La razón que determina la necesidad de obtener información es que con ella se recogen los elementos que permitirán deducir si es correcto el diagnóstico de la situación que se arribe y si son acertadas las recomendaciones o sugerencias de solución que sepropongan. La obtención de información no es un fin en si mismo, sino un medio para la formulación de conclusiones y recomendaciones.
Para lograr información en la cantidad y calidad requeridas, debe evitarse aceptar declaraciones de tipo general que pueden llevar a falsas interpretaciones y tener en cuenta la importancia de obtener la información de fuentes originales y autorizadas.
B. Errores comunes...