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Capítulo 10
Iniciando el camino: evaluación interna y
externa

Conocer la realidad de la organización, y las
necesidades y posibilidades de la población a la
que se destinarán los servicios y ofertas, es un
requisito básico en todo proceso de planeamiento.
La recolección de datos sobre tal realidad
necesita, como paso previo, de la construcción y
el uso de instrumentos de distintostipos, así como
de la definición de las áreas que interesa conocer.
En este sentido, se pondrá el acento en la
identificación
de
algunas
características
específicas del usuario aborigen y sus
necesidades.
Los resultados que proporcione el análisis de los
datos recogidos permitirán definir hábitos y
requerimientos de información, y medios para
responder a esa demanda. Estos elementosservirán, a su vez, de guía a la hora de establecer
funciones, objetivos y servicios.

Evaluación de situación
Como se indicó en el capítulo anterior, el paso previo a la generación de
cualquier sistema es una evaluación de su situación interna y externa. Tanto el
análisis de sistema como cualquier método de planificación enmarcado en la
teoría de gestión –incluido el planeamientobibliotecológico- requiere un
estudio detallado de las características de la organización y del medio, el cual

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incluye a los usuarios reales y potenciales. Esta evaluación conlleva un análisis
SWOT (vid. p.100) a través del cual será posible identificar oportunidades y
peligros externos, así como fortalezas y debilidades internas.
Para obtener datos cuyo análisis permita evaluar la realidad, puederecurrirse a dos tipos de métodos: directos e indirectos.
A través de los métodos directos, el propio usuario (o el personal de la
biblioteca) define hábitos, necesidades, recursos, usos de la información o
características de la unidad. Empleados sobre todo en la evaluación externa
(estudio de usuarios), permiten obtener datos fiables en forma profunda.
Este tipo incluye encuestas por correoy entrevistas personales, además
de métodos como el Delphi o la Critical Incident Technique. En todos los
casos, se trata de listados de preguntas (abiertas o cerradas (1)) en una
secuencia definida (cuestionario estructurado) o no (semiestructurado o no
estructurado) que permiten obtener información sobre determinadas áreas,
aspectos y puntos de interés.
Los métodos indirectos permitenconocer características, hábitos y
necesidades de la realidad sin realizar ningún tipo de consulta personal. Suelen
tener un costo más bajo, y el tiempo que requieren es menor. Sin embargo, los
datos que proporcionan no siempre se ajustan al problema planteado.
Ejemplos son la observación directa, el análisis de peticiones de
documentos, la observación de comportamientos, el análisis de casos,las
opiniones y estudios realizados por expertos, y el manejo de distintas fuentes
documentales (monografías, publicaciones periódicas y oficiales, documentos
electrónicos, etc.).
Según Sanz Casado (1994 p.90), los pasos para el desarrollo de
cualquiera de estos instrumentos serían, a grandes rasgos, los siguientes:
“... [el planteamiento de] los objetivos que se han marcado en el
estudio;la elaboración de una lista con los temas relevantes que
están relacionados con esos objetivos y, por último, desarrollar de
modo más específico una lista con los datos que se van a pedir en
cada uno de los temas propuestos”.
“La elección adecuada del método de recogida de información es
fundamental para conseguir los objetivos marcados” señala el mismo autor
(ibidem). “A partir de ésto, laelección del método dependerá de la experiencia
que se tenga en su manejo, de las características de los usuarios a estudiar y de
los recursos disponibles para realizar el estudio”.

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Evaluación interna
Referida a la propia organización, examina las condiciones en que ésta
se encuentra. Según Bryson (1992 p.64), “con la evaluación del entorno interno
de una organización es posible...