Norma cero - mejorada

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CONTENIDO
1. OBJETIVO 1
2. ALCANCE 1
3. DEFINICIONES 1
4. NORMATIVIDAD 10
5. CONDICIONES GENERALES 10
5.1 CLASIFICACIÓN 10
5.2. INTERRELACIONES 10
5.3 RIESGOS Y CONTROLES 11
5.4 ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIÓN 11
5.5 METODOLOGÍA PARA LA REDACCIÓN 13
5.6 CODIFICACIÓN 13
5.7 PRESENTACIÓN DE DOCUMENTOS 17
5.8 CONSERVACIÓN DE LA INFORMACIÓN ELECTRÓNICA 21
5.9 CONTENIDO DE LOSDOCUMENTOS 21
5.10 ELABORACIÓN O MODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS 25
5.11 DOCUMENTOS OBSOLETOS 25
5.12 COPIAS CONTROLADAS 26
5.13 DOCUMENTOS DE ORIGEN EXTERNO 26
5.14 MANEJO DE DATOS 26
6. CONTENIDO 27
7. DIAGRAMA DE FLUJO 29
7.1 El formato para diligenciar y aprobar solicitud de cambio será el siguiente: 30
8. REGISTROS DE CALIDAD 31
9. DOCUMENTOS DE REFERENCIA 31
10. ANEXOS 31

1.OBJETIVO

Definir y establecer los criterios básicos dentro de las actividades que intervienen en la elaboración, revisión, aprobación, actualización y control de los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad del Departamento del Quindío y especificar las características que se deben tener en cuenta para la redacción, identificación, numeración y uso de los mismos, donde se tenga en cuenta elmodelo táctico de la elaboración del documento como tal.

2. ALCANCE

Este procedimiento que adopta la Norma Fundamental describe desde los aspectos de forma y redacción de los documentos hasta el contenido de los mismos que se deben seguir para la elaboración de toda la documentación del sistema de gestión de Calidad y del Sistema de Control Interno que necesariamente deben ser emitidos portodas las unidades administrativas o dependencias de la administración central del Departamento del Quindío en consecución del mejoramiento del Sistema de Gestión de la Calidad.

3. DEFINICIONES

Los términos y definiciones aplican para el propósito de esta Norma Fundamental de la administración Central del Departamento del Quindío.

3.1 APROBAR

Ratificar o aceptar que un documentocorresponde a las Políticas, Objetivos u otros documentos de la Entidad.

3.2 AUDITORÍA INTERNA

Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias que, al evaluarse de manera objetiva, permiten determinar la extensión en que se cumplen los criterios definidos para la auditoría interna.

3.3 BORRADOR DE UN DOCUMENTO

Documento elaborado previo al definitivo, paracorrección y posterior aprobación.

3.4 CALIDAD

Grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con los requisitos.

NOTA 1 El término “calidad” puede utilizarse acompañado de adjetivos tales como pobre, buena o excelente.

NOTA 2 “Inherente”, en contraposición a “asignado”, significa que existe en algo especialmente, como una característica permanente.

3.5 CLIENTEOrganización, entidad o persona que recibe un producto y/o servicio prestado por la Administración Central del Departamento del Quindío.

3.6 COMPETENCIA

Habilidad demostrada para aplicar conocimientos y aptitudes.

3.7 CONCESIÓN

Autorización para utilizar o liberar un producto que no es conforme con los requisitos especificados.

NOTA Una concesión está generalmente limitada a la entrega de unproducto que tiene características no conformes, dentro de límites definidos por un tiempo o una cantidad acordados.

3.8 CONFORMIDAD

Cumplimiento de un requisito.

3.9 CONTROL DE LA CALIDAD

Parte de la gestión de la calidad orientada al cumplimiento de los requisitos de la calidad.

3.10 COPIAS CONTROLADAS

Son copias de todos aquellos documentos sujetos al control de su tenencia,una vez aprobados.

3.11 COPIAS NO CONTROLADAS

Son copias de aquellos documentos emitidos y que eximen al emisor de la responsabilidad del control de su actualización. Es usado como medio de consulta de información por las áreas que no tienen responsabilidad directa sobre las actividades descritas. Esta documentación se debe identificar claramente como ejemplares no controlados.

3.12...
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