Normalización en archivos

Normalizar, es aplicar normas que permitan adaptar productos, procesos o servicios a los fines para los que han sido creados dentro de unas pautas que garantizan su seguridad, su calidad, su respeto medioambiental y otros factores de garantía. Todo esto se consigue estableciendo previamente cuales son los criterios y las condiciones en que debe generarse un producto o prestarse un servicio.
LaNorma, se define como documento que simplifica, especifica y unifica un material, un producto, un ensayo, una unidad, una terminología. Un documento que debe reunir un conjunto de propiedades intrínsecas para su aceptación y cuyo uso sea fácil y eficaz.
Como requisitos, la norma debe de ser lo mas internacional posible, debe de haberse creado por una necesidad concreta y para solucionar unaproblemática concreta y también debe ser aplicable al caso práctico correspondiente y aplicada por las personas que la necesitan en sus actividades. Tienen que darse todas estas condiciones, sino la norma carece de sentido y debe ser derogada y sustituida.
Los parámetros de la normalización afecta a todos los aspectos de la aplicación de una ciencia o técnica, y al hecho de que esta aplicaciónnormalizada debe concentrarse de forma universal y de acuerdo a los parámetros generales de la normalización internacional.

La Organización Internacional de Normalización, ISO, es el máximo organismo internacional en materia de normalización, en el acta de constitución se dice que su misión es facilitar la coordinación y la unificación internacional de normas industriales. Está compuesta por una redde organismos nacionales de normalización de 159 países.
El organismo equivalente en Europa es el Comité Europeo de Normalización, CEN, y tiene competencia en todos los sectores de actividad en el ámbito europeo, exceptuando el sector electrónico.
En nuestro país el organismo de normalización es la Asociación Española de Normalización y Certificación, AENOR, representante y miembro asociado deISO y CEN por España. Las normas elaboradas y publicadas por AENOR reciben el nombre de Normas UNE.
AENOR, es el organismo responsable de promover y coordinar los trabajos para la elaboración de las normas españolas UNE y también fomentar la participación nacional en los organismos internacionales y europeos de normalización.
Cuando estos organismos nacionales de normalización federados en ISOtraducen y adoptan una norma ISO a su país, ésta se identifica y edita con las siglas de la norma nacional por delante. Un ejemplo en nuestro caso sería UNE-ISO 15489-1.

La normalización en el ámbito de los archivos es absolutamente necesaria, surge para establecer criterios comunes de procedimiento en la ejecución de las tareas propias de su organización y gestión.
En los archivos lanormalización afecta tanto a la producción de documentos administrativos como a los propios sistemas archivísticos en los que se producen, organizan y gestionan estos documentos. Necesitan ofrecer sus servicios bajo parámetros normalizados que faciliten su acceso y su uso por parte de todos los usuarios y todas las instituciones y sociedades.

Existe una amplia relación de normas ISO aplicada adiferentes aspectos de los archivos. Normas relativas a los procesos que afectan a los documentos, a su producción y gestión y a su descripción, a las infraestructuras y edificios que ocupan o al tratamiento de la información.
Las normas que han causado un gran impacto en el campo de los Archivos son la norma ISO en materia de gestión de documentos (ISO 15489:2001) y la de gestión de calidad (ISO9001:2000).
La norma ISO 9001:2000, de gestión de calidad, es una norma externa a los archivos y aplicable a cualquier tipo de organización, entidad o servicio de cualquier actividad industrial o de servicios, y sirve para implantar y certificar sistemas de calidad. Podemos definir calidad como el conjunto de propiedades o atributos que posee objetivamente un producto o un servicio, o que le...