Notas aclaratorias

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NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS A DICIEMBRE 31 DE 2006

I. NOTAS DE CARACTER GENERAL

1. NATURALEZA DEL ENTE

El Departamento Administrativo de Presidencia de la República fue creado mediante la Ley 3a. de 1898 y reestructurada por los decretos 133 de 1956, 146 de 1976, 631 de 1978, 146 de 1983, Ley 10 de 1983, Decretos 2220, 2496, 3448 de 1983, 3435 de 1986, Ley 46 de 1988, Decretos 188de 1989, 919 y 2406 de 1989, Ley 55 de 1990, Decretos 1680 de 1991, 2133 de 1992, 2243 de 1994, 2719 de 2000 y el Decreto 127 de 2001.

Con el decreto 326 del 21 de febrero de 1992 se creó la Unidad de Contabilidad, desde esta fecha el marco reglamentario lo constituyó el Manual Gubernamental No. 223 de 1990 impartido por la Contraloría General de la República, conscientes de estaproblemática la constitución de 1991 en el artículo 354 creó la figura del Contador General de la Nación. Gracias a esto, se reestructuró la Contabilidad Pública y a partir del 1 de enero de 1996 empezó a regir el PLAN GENERAL DE LA CONTABILIDAD PUBLICA, modificado con las resoluciones 377 de 1999 y 400 de 2000

COMETIDO ESTATAL: Asistir al Presidente de la República en su calidad de Jefe de Gobierno,Jefe de Estado y Suprema Autoridad Administrativa en el ejercicio de sus atribuciones constitucionales y legales y prestar el apoyo administrativo necesario para dicho fin.

2. POLITICAS Y PRÁCTICAS CONTABLES

Para el proceso de identificación, registro, preparación y revelación de sus estados contables, el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República está aplicando el marcoconceptual de la Contabilidad Pública y el Catálogo General de Cuentas del Plan General de Contabilidad Pública, a nivel de documento fuente. Así mismo, las normas y procedimientos establecidos por la Contaduría General de la Nación en materia de registro oficial de los libros y preparación de los documentos soporte.

La entidad aplica los criterios de causación para sus operaciones contables yde caja para el reconocimiento de la ejecución presupuestal.

3. PROCESO DE CONSOLIDACION DE LA INFORMACION CONTABLE

Los saldos reflejados en los Estados Financieros corresponden a la información del D. A. P. R., consolidada con el Fondo de Programas Especiales para Paz, el cual cuenta con un Contador Público que genera, controla y responde por la información reportada a través de su centrode costo.

• CENTRO DE COSTOS 00000: Departamento Administrativo de la Presidencia de la República.

• CENTRO COSTOS 03001: Fondo de Programas Especiales para la Paz creado mediante Ley 368 de 1997, Decreto 716 de 1994 y Decretos 1225 y 2429 de 1997.

Como se mencionó en las Notas a los Estados Financieros del año 2005, el Fondo de Inversión para la Paz - FIP, Mediante decreto2467 de julio 19 de 2005 se adscribe a la Agencia Presidencial para la Acción Social y la Cooperación Internacional – ACCION SOCIAL; por tanto las operaciones contables de este Fondo fueron registradas por Acción Social desde el 1° de enero de 2006.

4. LIMITACIONES QUE INCIDEN EN EL SISTEMA CONTABLE

El Decreto No. 2789 del 31 de agosto de 2004 determinó el marco para la administración,implantación, operatividad y aplicabilidad del Sistema Integrado de Información Financiera SIIF. Sin embargo, teniendo en cuenta que este sistema presenta insuficiencias en el campo contable, la entidad cuenta con un sistema alterno en el cual se registran todas las operaciones que sirven de complemento para las falencias del SIIF.

Dentro de los aspectos más relevantes de los cuales carece elSIIF, están:

-El sistema solo tiene un campo para seleccionar la cuenta contable en el momento de la obligación, por tanto no se pueden amortizar los anticipos generando reclasificaciones manuales.

-No maneja módulo de almacén e inventarios por lo cual todos los registros efectuados en estas dependencias deben elaborarse en forma manual; igual sucede con las depreciaciones, provisiones, y...
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