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SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

Versión: 01

GUÍA DE APRENDIZAJE

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
Proceso Gestión de la Formación Profesional Integral
Procedimiento Ejecución de la Formación Profesional Integral

Fecha: 01/04/2013
Código: F004-P006-GFPI

GUÍA DE APRENDIZAJE 01

1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE

Programa de Formación
ASISTENCIA ADMINISTRATIVACódigo:

48009

Versión : 2
Nombre del Proyecto:
Brindar apoyo administrativo a organizaciones del
área metropolitana de San José de Cúcuta a través
de aprendices del Instituto Moderno Cristo
Redentor del municipio de los Patios, Norte de
Santander 2013- 2014
Fase del proyecto: Ejecución
Actividad (es) del Proyecto:
Manejar y configurar la información sobre los
documentos comerciales enel software de la
empresa, aplicando las

Código: 471017

Actividad (es) de Aprendizaje
Identificar los elementos y características de la
administración.
Reconocer la estructura orgánico funcional y sus
elementos en una empresa.
Identificar la importancia del manual de funciones
y procedimiento de una organización empresarial
Resultado de Aprendizaje: 21060100101
Competencia:210601001
Identificar las funciones, procedimientos, ubicación Producir los documentos que se originen de las
orgánico-funcional y dependencias asociadas a la funciones administrativas, siguiendo la norma
unidad administrativa, dentro de la organización y técnica y la legislación vigente.
su entorno.
Duración de la guía (en horas):
14 horas

2. INTRODUCCIÓN
La organización dentro de cualquierámbito es pieza clave para el éxito de cualquier actividad que se realice.
Se hace necesario tener siempre un orden que nos permita llegar con facilidad y rapidez a lo que estamos
buscando.
Según el planteamiento que se hace en la Ley General de Archivos de Colombia, la Gestión documental es
un “Conjunto de actividades Administrativas y técnicas tendientes (destinadas) a la planificación, manejoy
organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino
final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación” Entonces podemos afirmar que la esencia de la
administración documental son los documentos.

Guía de Aprendizaje

Y que todo documento comprende un CONTEXTO, un CONTENIDO y una ESTRUCTURA suficientes para
proporcionarevidencia de una actividad. De aquí se deriva una de las funciones más importantes de un
sistema de administración documental, que consiste en mantener testimonio de las actividades e
informaciones de valor para la empresa, ya sea por su valor, jurídico, o probatorio, de reutilización, de
memoria histórica, o para el incremento del conocimiento colectivo
Por eso los objetivos claves de laadministración documental serian:
-Tener en cuenta la importancia que tiene los documentos de archivos dentro de cualquier institución
pública o privada.
-Buscar la racionalización y control de la producción documental, basándose en los procedimientos
archivísticos, con el fin de evitar la producción de documentos innecesarios o que documentos que no lo
ameriten sean conservados por más tiempodel necesario o el reglamentario.
-Hacer una reglamentación en cuanto al tipo de materiales y soportes de calidad que se empleen, todo en
busca de la preservación del medio ambiente.
-Permitir la recuperación de información de una forma mucho más rápida, efectiva y exacta.

3. ESTRUCTURACION DIDACTICA DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

3.1 Actividades de Reflexión inicial
SituaciónProblémica:
La falta de organización es un problema al que se enfrentan muchos emprendedores cuando se disponen
a iniciar sus negocios y uno de los tantos aspectos en donde se ve reflejado es en el desorden de la oficina,
algunos se justifican en el hecho de que sus actividades diarias son tan extenuantes y no tienen tiempo
para organizarla y dejan documentos importantes regados por toda la oficina...