OBTENCION DE LA INFORMACIÓN




UNIDAD 5.- OBTENCIÓN DE LA INFORMACIÓN

Una vez definido el objetivo, alcance, el tiempo, el presupuesto, y determinado el personal que llevará a cabo la auditoría administrativa, hemos terminado la etapa de planeación, y lo que prosigue es dar paso a la etapa de obtención de información, en esta etapa el auditor levantará información con el objeto de examinar y evaluar cómo se estáaplicando el proceso administrativo, si se han alcanzado, cómo y en qué medida los objetivos, las políticas, los diferentes procesos que se llevan a cabo en la empresa, entre otros detalles a estudiar.

La información que se levante, debe ser suficiente, confiable, válida y sistemática, de tal manera que le permita al auditor, llegar a conclusiones y elaborar recomendaciones con bases sólidas.

Acontinuación se explicarán las diferentes técnicas que el auditor puede aplicar en la obtención de información.



INVESTIGACIÓN DOCUMENTAL

Consiste en localizar y seleccionar documentos que puedan aportar elementos de juicio a los auditores.

Las fuentes documentales pueden ser igualmente internas o externas. Entre la primera están por ejemplo: políticas y reglamentos, convenios,oficios o circulares, descripciones de puesto, inventarios, estados financieros, auditorias anteriores o investigaciones propias, etc.

Entre las externas pueden ser de utilidad los datos estadísticos del Instituto Nacional de Estadística y Geografía (INEGI), los decretos y normas nacionales e internacionales, estudios de mercado de publicación gratuita, reportes sobre las tenencias del mercado quepublican organismos u organizaciones nacionales o internacionales, las tendencias económicas, entre otras más.


ENTREVISTAS Y CUESTIONARIOS

Las entrevistas y los cuestionarios son técnicas que nos permiten recopilar información de campo.

Entrevistas: Benjamín Franklin la define como: “consiste en reunirse con una o varias personas y cuestionarlas orientadamente para obtener información.”Para ello el auditor elaborará una guía de entrevista, la cual contendrá preguntas básicas sobre la información que se desea obtener de determinada área u puesto de la empresa, la base del diseño de cada entrevista dependerá del objetivo que el auditor quiera alcanzar y la información que desea obtener.

C A R A C T E R Í S T I C A S   D E   L A   E N T R E V I S T A

La entrevista es unareunión prefijada y determinada de antemano, aunque su desarrollo pueda parecer espontáneo y natural.
La entrevista siempre tiene un objetivo, que debe ser conocido al menos por el entrevistador y que será tenido en cuenta antes y durante su desarrollo.
Por lo tanto es un proceso de interacción con un fin determinado.
El éxito de la entrevista dependerá en gran parte de la definición de losobjetivos y de la habilidad para controlar su evolución.
La entrevista no sólo se centra en objetivos, sino también incluye experiencias sentimientos emociones.
 En toda entrevista cabe considerar tres elementos claves: el entrevistador, el entrevistado y la relación entre ambos.
En una entrevista se hacen preguntas y se dan respuestas, y el entrevistador debe mostrar su interés yconfidencialidad en la información recogida y reservarse sus juicios y emocione
El tema debe estar muy bien delimitado para evitar dispersiones, pero teniendo siempre presente la situación y mostrando una posición flexible.
Debe ofrecerse una retroalimentación inmediata.
El entrevistador debe traducir lo que ve y oye a situaciones concretas y no dejar lo que dice el entrevistado en generalidades.
Esperfectible, por sus características dinámicas y carácter personal, se puede ir mejorando, en la medida en que el entrevistador observa el proceso.
Es una técnica que exige del entrevistador habilidades de comunicación y dirección.


CARACTERISTICAS DE CUESTIONARIO


¨El lenguaje utilizado debe ser acorde con el del sujeto al que se dirige la encuesta.
Las preguntas deben estar redactadas de la...