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Técnicas de oficina
Explique en que consiste la fase de transferencia.
Mundet nos dice que los documentos no se producen en el archivo, salvo los que ha sido producidos como consecuencia de su gestión. Distingue dos tipos de ingresos de documentos: ordinarios y extraordinarios.
Ordinarios: en este tipo de ingreso se produce la transferencia, de forma ordenada y con periodicidad, en un plazode tiempo determinado.
Extraordinarios: de forma ocasional, sin plazo determinado ni periodicidad alguna.
Mundet y Heredia dan definiciones similares de la transferencia de fondos:
Para el primero la transferencia de fondos “es el conjunto de procedimientos mediante los cuales documentación es remitida de una etapa a otra de la archivo, siguiendo el ciclo de vida de los documentos”.
Parael segundo “es el paso de los documentos de archivo administrativo al archivo histórico y tiene lugar, después de un plazo más o menos largo, una vez concluida la vigencia administrativa y haber sido valorados y seleccionados, en el archivo y intermedio, para utilidad científica”.
Mundet explica que el trasvase documentos de la etapa a otra encuentra muchos impedimentos por parte del personaladministrativo, que se aplican en remitir la documentación cuando ésta se acumula en exceso, lo que supone un trabajo extra para el archivero que tiene que reconstruir las series y ordenar los expedientes.
 transferencias
También Mundet va a distinguir dos modalidades de transferencias:.
Directa en masa: a veces aparecen fondos documentales olvidados en pabellones, bodegas, cajas deescalera... de los cuales nadie se responsabiliza o alegan diversos motivos para no efectuar su transferencia en orden. Previo acuerdo con el responsable administrativo, el procedimiento consistirá en agrupar los documentos en cajas por legajos, numerados y realizar una relación somera de los mismos por duplicado y firmaran por ambas partes; uno de cuyos ejemplares quedará en poder de los serviciosadministrativos como por obra de la transferencia. Acto seguido será enviados a la archivo para su tratamiento adecuado. Este sistema es admisible cuando la urgencia por salvar los documentos de la destrucción o del olvido sea prioritario, no se aceptará como procedimiento habitual de transferencia por hechos consumados.
Directas continuas: en estos supuestos los documentos, los expedientes, sonenviados al archivo a medida que se producen, según finaliza su tramitación. Sólo son tolerables, en los casos de entidades pequeñas con poco espacio y personal, donde hace falta que una persona se haga responsable de toda la documentación (generalmente no es una archivero profesional) y garantice su integridad y servicio. Es una especie de goteo de documentos acompañados, en el mejor de los casos, poruna nota de envío con cuya reunión se redacta una relación anual de transferencias.
Mundet va a dar mayor importancia a los principios generales y a los criterios para enviar la documentación al archivo.
 Principios generales:
1º. Los procedimientos deben ser simples,
2º: Asegurar la instalación y recuperación sencilla de los documentos.
3º.- Permitir la redacción posterior deinstrumentos de descripción.
4º.- Respetar y evidenciar su procedencia.
 Criterios:
1º La finalización de la tramitación. Sólo se transfieren expedientes conclusos, cuya tramitación haya finalizado.
2º.- La frecuencia de uso. Es el método más seguro y consiste en valorar la frecuencia con que los servicios administrativos consultan sus documentos, utilizando para ello el sistema empleado en cadacaso para controlar los movimientos de los documentos (consulta, préstamos...). El plazo de cinco años establecido por la teoría archivística debe ser considerado como tope máximo, es más realista admitir plazos de conservación en las oficinas de un año o inferiores en caso necesario.
3º.- Las dimensiones del sistema. Cuando el archivo que ha de recibir las remesas se encuentra en el mismo...