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Reporte de Análisis de Puesto: SECRETARIA EJECUTIVA

NOMBRE DE LA EMPRESA: _________________________
NOMBRE DEL PUESTO: Secretaria Ejecutiva
UBICACIÓN:

REPORTA A: Presidencia
EN AUSENCIA DESU SUPERIOR REPORTA A: Vicepresidente de Admón. Y Finanzas.
FECHA DE ANÁLISIS:
EJECUTOR:
ANALIZÓ:

Descripción genérica:
Toma dictados en taquigrafía, mecanografía correspondencia, organizala oficina en general y archiva la documentación, recibe recados, interviene en la administración de caja chica.

Descripción Específica:
1. Toma taquigráficamente los dictados de su jefe y hacela transcripción mecanográfica de los mismos.
2. Contesta llamadas telefónicas y guarda nota detallada de las mismas cuando es necesario.
3. Contesta la correspondencia que se le encomienda.4. Archiva la correspondencia del departamento por orden alfabético.
5. Mantiene al día el Directorio Telefónico de su jefe.
6. Cuida las anotaciones de la agenda de negocios, para quesu jefe gestione los asuntos oportunamente.
7. Cuida que se haga el aseo, que esté en orden y se mantenga la presentación de la oficina.
8. Concentra y anota los problemas internos que sesusciten, para su posterior solución.

Actividades Periódicas:
1. Mecanografía circulares, boletines y demás correspondencia interna que su jefe le ordene.
2. Abre expedientes de cada asuntorelativo a la Presidencia que así lo requiera.
3. Proporciona de acuerdo a las instrucciones que le dé su superior, los expedientes a otros departamentos que lo requieran.
4. Atiende al públicointerno y externo, preguntándole los datos necesarios como nombre y asunto, ya sea para anunciar a la visita o bien para comentarle a su jefe si éste no se encuentra.
5. Administra la caja chicallevando un registro de entradas y salidas por día, mismo que hace llegar semanariamente al Depto. de Administrativo.

Especificación del Puesto:
Habilidad:
Instrucción: Instrucción primaria,...
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