organizacion de documentos

Organización de documentos

-CLAUDIA LIZETH TIUSO-
1) Hable sobre las fases del ciclo vital del documento:
FACE ACTIVA:
Es la génesis del ciclo de vida del documento en donde está sujeto a una gestión administrativa y su principal finalidad es el establecimiento formal de la comunicación entre las Instituciones o personas, en esta fase suestadía y resguardo se da hasta que el asunto o trámite por el cual fue creado el documento concluye.
Al respecto, Antonia Heredia nos dice que la primera fase del documento dentro del ciclo vital “Es de circulación y tramitación por los canales y cauces normales en busca de respuesta o solución para el asunto que se ha iniciado. La documentación forma parte de los archivos sectoriales, corrientes ode gestión. Está cerca del funcionario responsable de su tramitación, en su mesa, en archivadores, en armarios al alcance de su mano para su manejo frecuente.”[1]
Por su parte el autor Mendoza Gunnar, define a la fase activa como aquella que surge “cuando el documento se produce y por el valor de su contenido sustantivo, posibilita y facilita el cumplimiento de las funciones, actividades, trámitesde los individuos y de las entidades”[2]
En concreto, esta fase hace referencia exclusivamente al período que inicia en el lapso en que el documento es recibido o elaborado para cumplir con determinada tarea, favoreciendo la gestión o conclusión de las soluciones que fueron elaborados, en este sentido, la finalidad de la fase activa es no tener mezclados los expedientes con sus documentos queya concluyeron su objetivo o gestión, con los que están en ese proceso.
Continuando con la idea anterior para evitar que estén mezclados los expedientes, se realizan una serie de actividades archivísticas encaminadas precisamente a identificar la diferencia de los expedientes de uso continuo al esporádico a través de instrumentos de control, en este sentido, cabe mencionar que estas actividadesarchivísticas son realizadas desde el ingreso o surgimiento del documento y que se van dando conforme al paso del tiempo, al propio desarrollo y conclusión del asunto para el cual fueron creados.


En ésta fase los generadores del documento serán los usuarios del mismo, ya sea como consulta o seguimiento de gestión de este, además la teoría del ciclo vital del documento dice, que los documentostienen valores primarios documentales denominados administrativo, legal, fiscal o contable y que el encargado de realizar los procesos técnicos archivísticos adecuados que garantizarán la organización y control documental; así como la valoración y transferencia primaria es el Archivo de Trámite.
b) FASE SEMI-ACTIVA:
Conocida como la segunda etapa “En ella una vez recibida la respuesta o soluciónal asunto empezado, el documento o expediente que lo testimonia ha de seguir siendo guardado, pudiendo ser objeto de consulta o de antecedente, pero no con la frecuencia que en la primera etapa.”
En efecto, los documentos semi-activos, son aquellos cuya frecuencia de consulta no es lo suficientemente elevada para justificar su conservación demasiada onerosa en espacios previstos para finesadministrativos” Esta fase indica que los documentos han concluido con los trámites formales de los cuales surgieron y dejaron de ser de utilidad inmediata, es decir, tiene una consulta eventual, estos conservan sus valores primarios y se custodian con el propósito de prevenir obligaciones y derechos que diversas disposiciones legales establecen, su resguardo es en el archivo de concentración y alconcluir éste, se determina a través de una valoración documental por un comité de valoración o dictaminador, si adquirió valores secundarios y sí su utilidad es permanente se traslada al archivo histórico mediante una transferencia secundaria o de carecer de valores se dará de baja.


En este sentido el instrumento archivístico en el cual se apoya el citado archivo para determinar estos...