Organizacion documental

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¿Qué es un archivo de documentos
electrónicos?
Debe ser entendido como el conjunto de documentos
producidos, recibidos o reunidos por una persona
física o jurídica de modo involuntario, naturaly espontáneo
en el transcurso, y como apoyo, de su actividad
de la que es testimonio, haciendo uso de la electrónica,
que se conservan y transmiten también mediante
medios electrónicos endepósitos de conservación
permanente tras efectuar una selección a partir de
la identificación y valoración de las series, con medidas
de autentificación y de preservación adecuadas y
con unaorganización respetuosa con su modo de producción,
con el fin de garantizar su valor informativo,
legal y cultural así como de permitir su acceso y uso
también mediante las tecnologías de la información.ARCHIVO ELECTRÓNICO
Es el sistema que ofrece almacenamiento seguro para los documentos y ficheros relacionados con cada expediente, gestionando el ciclo de vida de cada documento desde su creación yregistro hasta su archivo definitivo (preservación y custodia). Además de la funcionalidad de almacenamiento permite la recuperación y consulta de los documentos de cada procedimiento administrativotanto por parte de los empleados de la Administración como de los interesados en el procedimiento.

La implantación progresiva de la administración electrónica y la consiguiente
generalización deluso exclusivo de los soportes electrónicos en los documentos de
archivo que generan las organizaciones, tiene importantes implicaciones en el
ámbito de la gestión documental y archivística de lasuniversidades.

El establecimiento de buenas prácticas en la gestión de los documentos electrónicos
(e-documentos) durante todo su ciclo de vida y la aplicación de requerimientos
archivísticos enlos sistemas universitarios de información y gestión, constituyen
elementos clave para la administración universitaria, en la medida en que
contribuyen a la calidad y eficacia de la gestión...
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