Organizacion documentria

INTRODUCCION

La documentación interviene en todo el sistema, utilizado para la recopilación, análisis y uso de la información sobre la calidad. Se elabora mediante sistemas manuales de trabajo administrativo y mediante ordenadores.
La Organización de documentos es el buen manejo de la información y tiene como objetivo minimizar errores innecesarios para la organización.
Siempre antes decomenzar un trabajo deberemos de consultar el archivo, mirar las revistas, tener muy en cuenta los catálogos y las normas. Con ello en la práctica, se evitan muchos problemas cuando se trata de documentos importantes que no aparecen.
La finalidad de la organización de documentos es cumplir con las expectativas del caso, teniendo una estructura clara y definida.

1. EN QUE CONSISTE UNAORGANIZACIÓN DOCUMENTARIA DE EJEMPLOS Y CRITERIOS QUE DEBEN EXISTIR PARA EFECTUAR DICHA ORGANIZACIÓN

Organización documental
La organización documental consiste en el proceso técnico y físico de cualquier material, sin importar el soporte en el que se encuentre, con base en  normas y estándares bibliotecarios utilizados internacionalmente que permitan dar un lugar físico y temático a cada materialdentro de su Unidad de Información.
Consiste en el proceso técnico y físico usados para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización y permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios deracionalización y economía.
Sirve también para llevar un control de las diferentes actividades de la empresa y que toda organización formal utilice, estos pueden ser de manejo internos de cada organización y/o documentos exigidos de acuerdo a ley.

Dentro del proceso técnico se contempla:
* La catalogación descriptiva. Se refiere a la descripción física de todo material, utilizando Formato MARC21dentro de un segundo nivel de especialización según las RCAA2, con opción a que el cliente solicite otro nivel de descripción.

* La catalogación temática. Implica la asignación de encabezamientos de materia y clasificación (Dewey o LC). Los temas o encabezamientos de materia se asignan de acuerdo a la herramienta que la institución utilice,  ya sean listas de encabezamientos de materia,tesauros, lenguajes controlados, vocabularios, etc.
Dentro del proceso físico se contempla:
* Colocación de sellos,
* Etiquetas,
* Cinta protectora de etiquetas,
* Cinta magnética o de seguridad
* Intercalado topográfico

Ejemplo:
Para poder brindarle este servicio, es necesario que nuestra empresa realice un diagnóstico de las condiciones en las que se encuentra su acervoo del grado de especialización del mismo, así como de los soportes o formatos de los que está compuesta dicha colección, todo esto con el fin de ofrecerle una propuesta diseñada específicamente a la medida de sus necesidades.
Este servicio tiene la modalidad de llevarse a cabo ya sea en su institución o bien en nuestras oficinas, para lo cual se hará previamente una evaluación, tomando comoparámetros lo siguiente:
* Diagnóstico de los materiales a procesar
* Requerimientos específicos de cada institución

* Almacenamiento.- ¿Dónde guardaremos nuestros documentos? ¿Cuánto podemos pagar para almacenarlos?

* Recuperación.- ¿Cómo puede la gente encontrar documentos necesarios? ¿Cuánto tiempo se puede pasar buscándolo? ¿Qué opciones tecnológicas están disponibles para larecuperación?


* Clasificación.- ¿Cómo organizamos nuestros documentos? ¿Cómo aseguramos que los documentos estén archivados siguiendo el sistema más apropiado?

* Seguridad.- ¿Cómo evitamos la pérdida de documentos, evitar la violación de la información o la destrucción no deseada de documentos? ¿Cómo mantenemos la información crítica oculta a quién no debiera tener acceso a...