Organización Contable

DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES

El proyecto de “Organización de un Despacho Contable” se realizó en el DESPACHO CONTABLE JACOB, con la finalidad de encontrar posibles inconsistencias, en el manejo de la información de los clientes, y revertir este tipo de errores estableciendo controles tanto en el aspecto contable como fiscal para brindar un mejor servicio a los clientes, así como de realizarsistemas y manuales que ayuden a que las actividades propias del despacho se lleven a cobo de la mejor manera.

Lo primero que se hizo durante el proyecto fue involucrarse poco a poco en el despacho, para entender la metodología que usaba para presentar las declaraciones fiscales y la manera de llevar la contabilidad, fue entonces cuando se encontró el primer problema, la mayoría de los clientessolo estaban organizados por el régimen fiscal, pero se omitía si estos clientes tenia otras obligaciones, es decir un cliente del régimen intermedio solo estaba registrado en el sistema del despacho con las obligaciones de dicho régimen mas no se mostraba si el cliente tenia obligaciones con otras autoridades tales como el seguro social, o si además de pagar los impuestos de ISR, IETU e IVA,también estaban obligados a pagar Impuesto sobre nomina, y cual era el plazo para cumplir con esta obligación, lo cual provocaba confusión al momento de llevar a acabo las declaraciones, además de que esto implicaba un riesgo latente de multa.

Durante el proceso de adaptación al despacho, se observo que los papeles de trabajo no eran claros y que esto dificultaría la interpretación de los clientesy de las autoridades en caso de requerirlos.

Otra parte de la desorganización estaba dentro del archivo muerto, ya que se contaba con poco espacio para nuevos clientes, debido a que se tenían guardados documentos de archivos corrientes que ya habían expirado para la autoridad, es decir documentos con mas de 5 años de antigüedad.

Dentro del tiempo de observación, se descubrió la llegada dealgunos requerimientos de las distintas autoridades, Recaudación de Rentas, SAT, e IMSS, por lo cual se indago en este puto, encontrando que algunas de estos requerimientos no eran validos ya que las obligaciones si se habían presentado, pero que aun así cuando algún documento de este tipo llegara al despacho, se tenia que presentar antes las autoridades correspondientes el comprobante de que dichaobligación ya estaba realizada.

En el momento en que se analizaba la llegada de las multas o requerimientos, se detecto que la mayoría eran para clientes dentro del régimen intermedio, los cuales están obligados a pagarle a las entidades federativas, o a los patrones que estaban registrados en IMSS, lo cual dio una base para realizar la siguiente fase del proyecto.

La clasificar a losclientes por obligación y por el tiempo en que estas se deben cumplir.

Esta actividad es parte del proceso contable, que consiste en revisar cada uno de los clientes y descargar su guía de obligaciones fiscales, para saber cuales son y cuando se deben cumplir, también es importante saber cual es el régimen en que se encuentra cada cliente, para hacer los papeles de trabajo adecuados y así otorgarun mejor servicio.

Primera parte de la clasificación de los clientes:

Localizar todos los archivos de cada cliente, los archivos físicos y las bitácoras que se realizaron para el cálculo de los impuestos que se encuentren dentro de un sistema de computadora, buscar los archivos temporal y permanente.
Dentro del archivo corriente, revisar que la documentación que se tenga lleve un orden deacuerdo al tiempo, así como que las facturas que posiblemente haga el cliente a terceros estén organizadas de manera consecutiva con el numero de folio, de igual debe separarse los documentos que solo sean de carácter contable, y que su información solo ayude al control de gastos e ingresos del cliente, y los documentos que cumplan con las disposiciones fiscales para ser tomados en cuenta como...