Organizar y Nombrar Documentos Electrónicos
Páginas: 5 (1151 palabras)
Publicado: 25 de octubre de 2011
UNIVERSIDAD DE BURGOS
ARCHIVO GENERAL
BUENAS PRÁCTICAS PARA ORGANIZAR Y NOMBRAR LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
En el entorno electrónico encontramos múltiples diferencias en los espacios de trabajo: si se trabaja solo o en red, si se comparten carpetas entre dos personas o entre dos servicios diferentes. Cada espacio de trabajo tiene sus propias capacidades y por tanto los directorios,carpetas y documentos pueden denominarse de muy diferentes maneras. Sin embargo, no debemos olvidar que igual que los documentos en papel, los electrónicos deben organizarse y nombrarse correctamente de manera que sean identificables por quienes los vayan a utilizar, facilitando así su recuperación. La gestión eficiente de los documentos electrónicos por tanto, comienza por nombralos de forma adecuada.De ahí que os presentemos esta recopilación de buenas prácticas para facilitar este trabajo.
1.
Denominación de las carpetas
Normalizar el nombre de las carpetas generales donde guardamos la documentación relacionada con una determinada actividad, puede sernos muy útil. Os proponemos utilizar el Cuadro de Clasificación de documentos para facilitaros la tarea, de esta manera relacionaremosnuestros documentos electrónicos con los expedientes que se tramitan en papel. http://www2.ubu.es/archivo/cuadrodef.htm Sólo tienes que nombrar las carpetas seleccionando las denominaciones según tus necesidades. Aquí tienes unos ejemplos: Si participo de alguna comisión, guardaré los documentos en: A106_Comisiones Las memorias y documentación relacionada en: A122_Memorias_actividades Ladocumentación sobre los temas de calidad en: A124_GESTION_CALIDAD El registro de documentos que entran y salen en el servicio: B154_Registro_documentos La correspondencia externa o interna, que no forma parte de ninguna actividad determinada propia de mis funciones en: C125_RELACIONES_EXTERIORES C143_RELACIONES_INTERIORES Los documentos relacionados con el calendario laboral, horarios, remuneración ydemás en: D117_CONDICIONES_TRABAJO Las compras de material y demás gestiones relacionadas: G104_Compra_bienes_muebles La documentación electrónica relacionada con acceso para mayores de 25 años J109_Acceso_mayores_25_años Si estoy gestionando becas: J129_Becas_ayudas
Edif. Biblioteca Universitaria. Telf.: 947 25 90 59 Fax: 947 25 80 43
09001 Burgos E-mail: archivo@ubu.es
UNIVERSIDAD DE BURGOSARCHIVO GENERAL
2.
Mayor brevedad posible
La ruta de acceso al documento no debe ser muy larga. En Windows solo podemos contar con una cadena de 255 caracteres, donde deben quedar incluidos el nombre del documento y de las carpetas y subcarpetas que lo contienen. Pero en otras aplicaciones el número es menor. Por eso es imprescindible hacer todo lo posible para acortar esa ruta deacceso, como eliminar subcarpetas que no aportan información siempre que podamos; o utilizar solamente el código del cuadro, cuando éste sea suficientemente representativo para nosotros. A106 A122 A124 B154 C125 C143 D117 G104 J109 J129
Si tenemos organizado nuestro ordenador de la siguiente manera: C: D: Z: Expedientes_compartidos_con_el_servicio G100_GESTIÓN_DE_LOS_BIENES_MUEBLESG100_E1_Material_de_oficina_y_consumibles_de_informática Pedidos_de_material_de oficina Pedido_de_bolígrafos_febrero_de_2009.pdf G100_E2_Equipamiento_informático_y_audiovisual G100_E4_Material_bibliográfico La ruta resultante a la hora de recuperar el documento sería demasiado larga y puede darnos problemas: Z:\Expedientes_compartidos_con_el_servicio\G100_GESTIÓN_DE_LOS_BIENES_MUEBLES\G100_E1_Material_de_oficina_y_consumibles_de_informática\Pedidos_de_material_de_oficina\Pedido_de_bolígrafos_febrero_de_ 2009.pdf (tiene 209 caracteres)
¿Qué tal así? C: D: Z: G100E1 Pedido_boligrafos_200902.pdf G100E2 G100E4
Veamos el ej. anterior cómo quedaría: Z:\G100E1\ Pedido_boligrafos_200902.pdf
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BUENAS PRÁCTICAS PARA ORGANIZAR Y NOMBRAR LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
En el entorno electrónico encontramos múltiples diferencias en los espacios de trabajo: si se trabaja solo o en red, si se comparten carpetas entre dos personas o entre dos servicios diferentes. Cada espacio de trabajo tiene sus propias capacidades y por tanto los directorios,carpetas y documentos pueden denominarse de muy diferentes maneras. Sin embargo, no debemos olvidar que igual que los documentos en papel, los electrónicos deben organizarse y nombrarse correctamente de manera que sean identificables por quienes los vayan a utilizar, facilitando así su recuperación. La gestión eficiente de los documentos electrónicos por tanto, comienza por nombralos de forma adecuada.De ahí que os presentemos esta recopilación de buenas prácticas para facilitar este trabajo.
1.
Denominación de las carpetas
Normalizar el nombre de las carpetas generales donde guardamos la documentación relacionada con una determinada actividad, puede sernos muy útil. Os proponemos utilizar el Cuadro de Clasificación de documentos para facilitaros la tarea, de esta manera relacionaremosnuestros documentos electrónicos con los expedientes que se tramitan en papel. http://www2.ubu.es/archivo/cuadrodef.htm Sólo tienes que nombrar las carpetas seleccionando las denominaciones según tus necesidades. Aquí tienes unos ejemplos: Si participo de alguna comisión, guardaré los documentos en: A106_Comisiones Las memorias y documentación relacionada en: A122_Memorias_actividades Ladocumentación sobre los temas de calidad en: A124_GESTION_CALIDAD El registro de documentos que entran y salen en el servicio: B154_Registro_documentos La correspondencia externa o interna, que no forma parte de ninguna actividad determinada propia de mis funciones en: C125_RELACIONES_EXTERIORES C143_RELACIONES_INTERIORES Los documentos relacionados con el calendario laboral, horarios, remuneración ydemás en: D117_CONDICIONES_TRABAJO Las compras de material y demás gestiones relacionadas: G104_Compra_bienes_muebles La documentación electrónica relacionada con acceso para mayores de 25 años J109_Acceso_mayores_25_años Si estoy gestionando becas: J129_Becas_ayudas
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2.
Mayor brevedad posible
La ruta de acceso al documento no debe ser muy larga. En Windows solo podemos contar con una cadena de 255 caracteres, donde deben quedar incluidos el nombre del documento y de las carpetas y subcarpetas que lo contienen. Pero en otras aplicaciones el número es menor. Por eso es imprescindible hacer todo lo posible para acortar esa ruta deacceso, como eliminar subcarpetas que no aportan información siempre que podamos; o utilizar solamente el código del cuadro, cuando éste sea suficientemente representativo para nosotros. A106 A122 A124 B154 C125 C143 D117 G104 J109 J129
Si tenemos organizado nuestro ordenador de la siguiente manera: C: D: Z: Expedientes_compartidos_con_el_servicio G100_GESTIÓN_DE_LOS_BIENES_MUEBLESG100_E1_Material_de_oficina_y_consumibles_de_informática Pedidos_de_material_de oficina Pedido_de_bolígrafos_febrero_de_2009.pdf G100_E2_Equipamiento_informático_y_audiovisual G100_E4_Material_bibliográfico La ruta resultante a la hora de recuperar el documento sería demasiado larga y puede darnos problemas: Z:\Expedientes_compartidos_con_el_servicio\G100_GESTIÓN_DE_LOS_BIENES_MUEBLES\G100_E1_Material_de_oficina_y_consumibles_de_informática\Pedidos_de_material_de_oficina\Pedido_de_bolígrafos_febrero_de_ 2009.pdf (tiene 209 caracteres)
¿Qué tal así? C: D: Z: G100E1 Pedido_boligrafos_200902.pdf G100E2 G100E4
Veamos el ej. anterior cómo quedaría: Z:\G100E1\ Pedido_boligrafos_200902.pdf
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