Pólizas


concepto y características.

Las pólizas son documentos de carácter interno, en las cuales se anotan las operaciones, detalladamente y ordenadamente, o sea tal como se registran las operaciones en el Diario continental) las potizas se hacen por duplicado o más ejemplares; al original se le anexan los documentos, facturas, notas, recibos, etc., que comprueban las operaciones registradas paraque el registro de las operaciones sea más rápido y claro debe hacerse mediante el empleo de máquinas de escribir, en lugar de hacerlos en forma manuscrita; por este motivo, al procedimiento de pólizas se le considera como el precursor de los procedimientos mecanizados.
En las pólizas, se deben hacer constar las firmas de las personas que intervinieron en su formulación, revisión y autorización, afin de delimitar responsabilidades.
Las personas encargadas de realizar las pólizas toman los datos directamente de los documentos para hacer los asientos respectivos; hechos lo cual, a las pólizas originales les anexas los comprobantes le ponen su firma, y se las pasan al contador para que este a su vez los firme, en caso que los asientos estén correctos, y las pase al funcionario encargado deautorizarlos mediante su firma, para que se puedan ser registradas en los libros y registros auxiliares.
Los asientos de las pólizas, una vez que se han autorizado, se deben pasar a diarios tabulares sin concepto, denominados registros de pólizas y además, a las subcuentas de los Mayores auxiliares.
Los datos para hacer los asientos en los registros de pólizas y en las subcuentas, se toman delas pólizas y de sus copias, respectivamente. Concluida la anotación en los Registros y en los Mayores auxiliares, las pólizas se deben archivar por numeración progresiva, con objetos de poderlas localizar con mayor facilidad.
Por lo regular cada fin de semana, se suman los cargos y abonos que recibieron las cuentas en los registros de pólizas, y con los totales se forman un solo asiento deconcentración que pasa al Diario general.
Por último, los asientos de concentración que recibe el Diario general se pasan al libro Mayor, y de este se toman los datos para formación de los estados financieros. A grandes rasgos este es el procedimiento de pólizas.




























Procedimiento de pólizas.

El procedimiento de pólizas puede funcionar con una, dos o tres clases de pólizas;cuando funciona con una, se le llama procedimiento de pólizas de diario; cuando opera con dos, se le denomina procedimiento de pólizas de diario y caja, y cuando funciona con tres, se le da el nombre de procedimiento de pólizas de diario, entradas de caja y salidas de caja.
Este procedimiento consiste en registrar, en una sola clase de pólizas, cualquier operación que la empresa efectúe, o sea queno se hace ninguna clasificación de las operaciones.
 
Las pólizas deben contener, por lo menos, los siguientes datos:
1. Nombre de la empresa.
2. Indicación de la clase de póliza de que se trata.
3. Número de la póliza.
4. Fecha de la operación
5. Cuentas y subcuentas de cargo y abono.
6. Cantidades de cargo y abono.
7. Redacción de la operación.
8. Firmas:
a) del empleado que la formuló,
b) de lapersona que la revisó, y
c) del funcionario que la autorizó.

Los errores que se pueden cometer en el procedimiento de pólizas, con una, dos o tres clases de pólizas se clasifican en dos grupos:
1) errores en pólizas
2) errores en registros de pólizas



Diagrama de flujo


Registro de pólizas.

Una vez que la pólizas han sido requisitadas con las firmas de las personas que intervinieron ensu formulación, revisión y aprobación, deberán anotarse en un libro que lleva el nombre de registro de pólizas, el cual tiene un rayado tabular con columnas de valores destinadas a las cuentas de más movimiento y el espacio de varias cuentas acostumbrado en esta clase de registro.
La única diferencia entre el rayado de un diario tabular y el que corresponde al registro de pólizas, estriba en...