PARA EL CONTROL DE FONDO FIJO AD P 07

PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DEL FONDO FIJO

Clave
AD-P-07

Fecha Emisión
Mayo 2015

Versión
11

PROPÓSITO
Custodiar el fondo fijo asignado al personal responsable, asegurando el control y
el registro de todas las operaciones que se realicen con dicho fondo.
ALCANCE.
Aplica a todos las sucursales que cuenten con fondo fijo de Bebidas y Bepensa
Industrial.
INDICADORES
Indicador

Método deCálculo

Frecuencia

N/A

N/A

N/A

RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD
Responsabilidad

• Manejar
•
Responsable del
fondo fijo

•
•
•
•
•

Responsable de
área

Encargado
Contable

•

el efectivo del fondo, pagar los
comprobantes que estén debidamente autorizados.
Recabar la firma de quien recibe el efectivo por el
pago de los comprobantes.
Custodiar el efectivo y documentos.
Mantener cuadrado el fondo fijo quese le asigne.
Registrar la póliza contable de la reposición del fondo
fijo. Aplica en caso que esta persona realice el
registro.
Solicitar
el
xml
y
enviar
al
correo
validacionfiscal@bepensa.com
Autorizar previamente el pago en efectivo de los
gastos que sean estrictamente indispensables para la
operación de la sucursal, con dinero del fondo fijo.
Tratándose de gastos de operaciones foráneas laautorización es mediante correo electrónico aplica
para Blogistics.
Registrar la póliza contable de la reposición del fondo
fijo por las operaciones foráneas. Exclusivo de
Blogistics.

Información de uso interno. Si este documento es impreso, será una copia no controlada.

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Clave
AD-P-07

Fecha Emisión
Mayo 2015

Versión
11

• Realizartransferencias/cheques para reembolso de
Encargado cuentas
por pagar

•
•

•

•
•
•
•
Responsable
Administrativo/
Contador General

•
•

•
•
•
•

fondo fijo.
Realizar el registro del pago por el reembolso del
fondo fijo.
Exigir el AD-F-07.002 Carta de responsabilidad de
fondo fijo previamente firmado de autorizado cada
vez que reciba solicitud de pago por primera vez del
funcionario.
Autorizarpreviamente el pago en efectivo de los
gastos que sean estrictamente indispensables para la
operación de la sucursal, con dinero del fondo fijo.
Tratándose de los gastos de la operación foránea,
el responsable administrativo firma de autorizado
después que se efectúa el pago exclusivo de
Blogistics.
Verificar la comprobación y autorización de la
reposición de gastos.
Validar el registro contable de lareposición del fondo
fijo.
Efectuar arqueos periódicos al fondo fijo.
Realizar las liquidaciones del fondo fijo por cambio de
responsable ya sea de manera temporal o
definitivamente.
Depositar el efectivo a la cuenta bancaria de la
compañía y realizar la liquidación de documentos
por cambio de responsable temporal o definitiva.
Realizar el cambio en la contabilidad de la cuenta
AAA001001 fondo fijo,así como la dimensión,
sucursal y tercero deducible cuando realice el
depósito del efectivo y la comprobación de
documentos.
Tramitar el depósito y apertura para el nuevo
responsable del fondo fijo.
Monitorear la cuenta contable AAA001001 fondo fijo
vs documentos carta de responsabilidad.
Solicitar la activación y bloqueo del sujeto cuando se
de el cambio de responsable.
Pre autorizar los diariosen el sistema AX por la

Información de uso interno. Si este documento es impreso, será una copia no controlada.

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Clave
AD-P-07

Fecha Emisión
Mayo 2015

•
Gerente
administrativo

•
•
•

Responsable
Administrativo/
Gerente
administrativo/
Contador General
Responsable
administrativo/
Gerente
administrativo /
cuentas por
pagar/ContadorFinanciero

Versión
11

reposición del fondo fijo. Aplica para Bebidas.
Autorizar los diarios en el sistema AX por la
reposición del fondo fijo. Aplica para Bebidas.
Determinar el monto óptimo del fondo fijo de acuerdo
a la necesidad de cada sucursal.
Realizar revisiones de control interno de acuerdo al
plan establecido anualmente.
Garantizar la capacitación, implementación y
certificación del...