Pasos Para Elaborar Un Plan De Trabajo

ORIENTACIONES PARA PREPARAR UN PLAN DE TRABAJO
Resumen:
Un plan de trabajo tiene muchas similitudes con una propuesta, a excepción de que el presupuesto general debe haber sido ya aprobado, o debe estar condicionado al plan de trabajo.
Como en cualquier planificación, ya sea un proceso de grupo o no, usted debe (1) pensar hacia atrás, comenzando por dónde quiere estar al final del periodo, ygenerando los pasos necesarios para llegar ahí desde donde se encuentra ahora, y (2) repasar las cuatro preguntas clave de la gestión, usándolas como base para sus discusiones y reflexiones. Un plan de trabajo es una herramienta para planificar durante un periodo de tiempo específico (6 o 12 meses) , que señala los problemas a solucionar y las formas de resolverlos. Es una herramienta modelo parala gestión. Cuando el personal participa en la gestión, necesitan aprender qué es. Al crear un entorno adecuado para que el personal participe en la elaboración de un plan, también crea un proceso de aprendizaje.
1. Introducción:
Esta introducción consta de dos partes:
• Quién puede utilizar este documento y
• Para que son los planes de trabajo.
2. ¿Qué es un plan de trabajo?
Un plan detrabajo es una exposición: se escribe para planear las actividades de un periodo de tiempo dado, primero para convencer de su aprobación a los que toman las decisiones, luego como documento guía de las actividades a efectuar durante ese periodo. Este capítulo tiene tres partes:
• ¿Para qué redactar planes de trabajo?
• ¿Qué es una exposición? y
• Periodo de tiempo que cubre un plan detrabajo.
2.1: ¿Para qué preparar un plan de trabajo?
Un plan de trabajo tiene varios propósitos. Sin embargo, el principal se olvida con frecuencia. Es un instrumento (herramienta) de planificación y gestión que proporciona las condiciones para planificar el trabajo, y es la guía para llevar a cabo ese trabajo durante el periodo en cuestión. También lo utilizan las agencias financiadoras y ejecutorascomo documento para justificar la concesión de fondos (y esta es la causa de que se olvide su propósito principal: algunos administradores lo ven como un inconveniente necesario, en lugar de una útil herramienta para su propio trabajo). También es un documento que contribuye activamente a la transparencia, ya que se pueden repartir copias del plan de trabajo a las personas u organizaciones quetengan la necesidad o el derecho de saber lo que se hace, y por qué, durante el periodo determinado.
El plan de trabajo es, en algunas cosas, muy similar a una propuesta. La diferencia es que un plan de trabajo se refiere a un proyecto ya aprobado, y determina un segmento de tiempo dentro del proyecto o programa. Identifica (como metas) los problemas a solucionar, los convierte en objetivosprecisos y verificables, indica los recursos necesarios y los obstáculos a contrarrestar, esboza una estrategia e identifica las acciones que hay que emprender para conseguir los objetivos y completar los resultados. Una propuesta tiene mucho de esto, pero se refiere al tiempo total del proyecto, y se redacta antes de la aprobación del proyecto para justificar esta aprobación.
2.2 ¿Qué es unaexposición?
Un plan de trabajo es una exposición. Una exposición es un orden lógico de enunciados enlazados, donde cada uno se deriva de forma lógica del anterior. La lista de capítulos que se describe a continuación es una lista de tipos de enunciados vinculados que forman en su conjunto la exposición completa.
Para elaborar una argumentación simple y sencilla de leer, en el texto del plan de trabajose escribe sólo la exposición, y todos los detalles anexos se añaden como apéndices al final del documento.
El plan de trabajo, como exposición, se puede describir de la manera siguiente: (a) existe un problema o problemas (elegidos por razones lógicas); (b) necesitan una solución; (c) la solución es el plan de trabajo, que incluye una lista de metas, objetivos y acciones que forman parte de...