Pautas para la presentación de informes

PAUTAS PARA LA PRESENTACIÓN DE INFORMES Y
COMUNICACIONES ESCRITAS

CONTENIDO
PRESENTACIÓN
• 1. LA PRESENTACIÓN DEL DOCUMENTO
• 2. TÍTULOS Y SUBTÍTULOS
• 3. USOS DE MAYÚSCULAS Y MINÚSCULAS
• 4. ALGUNAS NORMAS DE PUNTUACIÓN
• 5. COMUNICACIÓN EMPRESARIAL ESCRITA
La carta
El informe
El acta
El aviso
El memorando
La circular
• 6. ASUNTOS DE ORTOGRAFÍA GENERAL
• 7. NORMASICONTEC PARA TRABAJOS ESCRITOS
Norma 1075: Divisiones y subdivisiones en documentos escritos
Norma 1487: Citas y notas de pie de página
Norma 1160: Referencias bibliográficas para libros, folletos e informes






PRESENTACIÓN
Con el propósito de unificar criterios en relación con la presentación de informes oficiales, sugiere tener en cuenta las pautas que a continuación se relacionan.Es conveniente aclarar que para la elaboración de esta guía se han consultado las normas contenidas en la última versión de la Ortografía de la lengua española, la normativa de ICONTEC y las Normas de presentación de algunas Universidades
Sin embargo, también es del caso anotar que la definición del formato para la presentación de informes puede tener un sello especial que le imprime lainstitución generadora del informe, habida cuenta de que para algunos aspectos no hay claridad en la normativa.
Este documento de trabajo contiene, básicamente, guías para: uso de mayúsculas, algunos elementos de puntuación, separación de párrafos, identificación de anexos, manejo de abreviaturas y siglas, sugerencias para unificación de tipo de letra en caso de citas textuales, tamaño y tipo de letra,espacios entre líneas, espacios entre título y párrafo, uso adecuado de algunas expresiones, y escritura de palabras extranjeras.

1. PRESENTACIÓN DEL DOCUMENTO
• Todo documento debe elaborarse en hojas tamaño carta.
• Se debe utilizar el tipo de letra arial, tamaño 12.
• La separación entre las líneas de un párrafo debe hacerse a 1.5
• La separación entre párrafos y entre título y textose hará doblando la separación de líneas, es decir, con doble enter.
• No se debe subrayar.
• Se recomienda no usar sangría. Es conveniente aclarar, en este punto, que la Ortografía de la lengua española se presenta con sangría de tres espacios, aunque exista separación de párrafos. Sin embargo, para los informes de la Universidad se sugiere no utilizar la sangría.
2. TÍTULOS Y SUBTÍTULOSEs común que los informes deban recurrir a los subtítulos, o títulos secundarios, para identificar apartes de un tema específico. Para su tratamiento se recomienda:
• Los títulos y los subtítulos se escribirán en negrita.
• Los títulos precedidos por un número deberán escribirse en mayúscula fija y en negrita. Ejemplo: 3. BIENESTAR UNIVERSITARIO.
• Los subtítulos correspondientes a divisiones,es decir, precedidos de dos números separados por punto, se escribirán con mayúscula inicial y en negrita. Ejemplo: 3.1. Servicios a la comunidad universitaria.
• Los subtítulos precedidos de tres números, o más, separados por punto se escribirán en cursiva. Ejemplo: 3.1.1. Servicios de atención odontológica.
• Se debe evitar hacer subdivisiones que sólo tengan una parte, pues es un error delógica elemental. Ejemplo: después de 3.1. debe ir 3.2. y no, 4.
• Ni los títulos ni los subtítulos llevan punto final.
3. USO DE LAS LETRAS MAYÚSCULAS Y DE LETRAS MINÚSCULAS
Siempre que se escriba con mayúscula habrá que tener en cuenta las siguientes consideraciones:
• El empleo de la mayúscula no exime de poner tilde cuando así lo exijan las reglas de acentuación. Ejemplos:Álvaro, África, Úrsula.
• En las palabras que empiezan con un dígrafo, como es el caso de ll, ch, gu y qu sólo se escribirá con mayúscula la letra inicial. Ejemplos: Guerrero, Llerena, Quesada.
• Los sustantivos y adjetivos que componen el nombre de instituciones, entidades, organismos y partidos políticos, entre otros, se escriben con mayúscula inicial. Ejemplos: Consejo Académico, Universidad...