Pautas para presentacion de informes

PAUTAS PARA LA PRESENTACIÓN DE INFORMES
UNIVERSIDAD DE MEDELLÍN
COORDINACIÓN EDITORIAL
Febrero de 2005
CONTENIDO
PRESENTACIÓN
1. LA PRESENTACIÓN DEL DOCUMENTO
2. TÍTULOS Y SUBTÍTULOS
3. USOS DE MAYÚSCULAS Y MINÚSCULAS
4. ALGUNAS NORMAS DE PUNTUACIÓN
5. COMUNICACIÓN EMPRESARIAL ESCRITA
La carta
El informe
El acta
El aviso
El memorando
La circular
6. ASUNTOS DE ORTOGRAFÍAGENERAL
7. NORMAS ICONTEC PARA TRABAJOS ESCRITOS
Norma 1075: Divisiones y subdivisiones en documentos escritos
Norma 1487: Citas y notas de pie de página
Norma 1160: Referencias bibliográficas para libros, folletos e informes
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PRESENTACIÓN
Con el propósito de unificar criterios en relación con la presentación de informesoficiales, la Coordinación Editorial sugiere tener en cuenta laspautas que acontinuación se relacionan.
Es conveniente aclarar que para la elaboración de esta guía se han consultado lasnormas contenidas en la última versión de la Ortografía de la lengua española, lanormativa deICONTEC y las Normas de presentación de la Editorial Universidadde Antioquia.
Sin embargo, también es del caso anotar que la definición del formato para lapresentación de informespuede tener un sello especial que le imprime lainstitución generadora del informe, habida cuenta de que para algunos aspectosno hay claridad en la normativa.
Este documento de trabajo contiene, básicamente, guías para: uso demayúsculas, algunos elementos de puntuación, separación de párrafos,identificación de anexos, manejo de abreviaturas y siglas, sugerencias paraunificación de tipo de letra encaso de citas textuales, tamaño y tipo de letra,espacios entre líneas, espacios entre título y párrafo, uso adecuado de algunasexpresiones, y escritura de palabras extranjeras.
La Coordinación Editorial de la Universidad de Medellín pone en consideración delas dependencias responsables de la elaboración de informes las pautas que acontinuación se relacionan, y espera los comentarios y lassugerencias quepuedan mejorarla.
LORENZA CORREA RESTREPO
Coordinadora Editorial
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1. PRESENTACIÓN DEL DOCUMENTO
•
Todo documento debe elaborarse en hojas tamaño carta.
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Se debe utilizar el tipo de letra arial, tamaño 12.
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La separación entre las líneas de un párrafo debe hacerse a 1.5
•
La separación entre párrafos y entre título y texto se hará doblando la
separación delíneas, es decir, con doblee n t er.
•
No se debe subrayar.
•
Se recomienda no usar sangría. Es conveniente aclarar, en este punto,que la Ortografía de la lengua española se presenta con sangría de tresespacios, aunque exista separación de párrafos. Sin embargo, para losinformes de la Universidad de Medellín se sugiere no utilizar la sangría.
2. TÍTULOS Y SUBTÍTULOS
Es común que los informesdeban recurrir a los subtítulos, o títulossecundarios, para identificar apartes de un tema específico. Para sutratamiento se recomienda:
•
Los títulos y los subtítulos se escribirán en negrita.
•
Los títulos precedidos por un número deberán escribirse en mayúscula
fija y en negrita. Ejemplo: 3. BIENESTAR UNIVERSITARIO.
•
Los subtítulos correspondientes a divisiones, es decir,precedidos dedos números separados por punto, se escribirán con mayúscula inicial yen negrita. Ejemplo: 3.1. Servicios a la comunidad universitaria.
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•
Los subtítulos precedidos de tres números, o más, separados por punto
se escribirán en cursiva. Ejemplo: 3.1.1. Servicios de atención
odontológica.
•
Se debe evitar hacer subdivisiones que sólo tengan una parte, pues es
un error de lógicaelemental. Ejemplo: después de 3.1. debe ir 3.2. y
no, 4.
•
Ni los títulos ni los subtítulos llevan punto final.
3. USO DE LAS LETRAS MAYÚSCULAS Y DE LETRAS MINÚSCULAS
Siempre que se escriba con mayúscula habrá que tener en cuenta las
siguientes consideraciones:
•
El empleo de la mayúscula no exime de poner tilde cuando así lo exijan
las reglas de acentuación. Ejemplos:Álvaro,...