phva

Conclusiones: el ciclo PHVA y la construcción e implementación de las TRD.
A través del diseño, construcción y mantenimiento de las tablas de retención documental y en general del programa degestión documental, se puede verificar que se cumple a cabalidad el ciclo PHVA, el cual permite que se lleve a buen término la ejecución de las tareas.
La planeación (P) se puede evidenciar en diferentesaspectos a saber:
Planear la forma cómo se iba a llevar la recolección de datos
Analizar el manual de funciones para determinar las series, subseries y tipos documentales que conformarían la TRDLa generación de formatos y de plantillas.
Recopilar y analizar el listado de las dependencias a las cuales se les creará la TRD para que en el momento de llevar a cabo la acción no faltase ningúndato.
Planear la forma en que se va socializar el proceso de implementación de las TRD (Instructivo).
Tener en cuenta la normatividad existente para que el proceso cumpla a cabalidad con su objetivo.El hacer (H) se puede evidenciar en acciones como:
La construcción del comité de archivo
La construcción de las series y subseries de acuerdo con la información recopilada
La construcción de lasTRD acorde con las instrucciones (planeado) y de acuerdo con la normatividad.
La aplicabilidad de las normas internas y externas que rigen para el funcionamiento de la implementación de las TRD.
Laelaboración del instructivo
La solicitud de aprobación de los documentos acorde con las normas establecidas.
La implementación de las TRD y los documentos (plantillas y formatos) que sirven para suefectivo funcionamiento
El verificar (V) se puede evidenciar en acciones como:
La confirmación que todas y cada una de las dependencias estén vinculadas en las TRD.
La confirmación que elinstructivo contiene toda la información relacionada con la forma de funcionamiento del programa de ejecución de las TRD.
La confirmación que la reglamentación interna y externa se tuvo en cuenta para la...