Plan de Comunicación en Situaciones de Crisis

Lic. En Ciencias de la Comunicación
Materia: Comunicación en Situaciones de Crisis


Caso: CELE – Centro de Estudios de Lenguas Extranjeras.
Giro: Centro de estudios de lenguas extranjeras.

Introducción:

Para poder desarrollar un plan de comunicación en situaciones de crisis en necesario conocer la información necesaria sobre la empresa, tales como, su filosofía, antecedenteshistóricos, políticas, mapeo de públicos, entre otros aspectos necesarios para la creación de este plan.
El plan diseñado para aminorar los efectos que produce la crisis en cualquier organización comporta una serie de medidas de sentido común. Cada una de estas medidas deben de responder a cuestiones tan elementales como: ¿Cuáles son los proveedores o servicios externos que pueden ser necesarios?, ¿Quépapel debe ocupar el departamento de comunicación ante la crisis?, ¿Cómo puede contactar con los directivos fuera de la jornada habitual?, ¿Está la centralita del teléfono equipada para recibir un gran número de llamadas?, etc.
En general se puede señalar que todo plan de crisis debe contener las actividades principales a seguir antes, durante y después de finalizada la crisis. En este sentido, eldocumento debe recoger cada una de las supuestas crisis a las que por su tipo de actividad puede verse inmersa la organización y analizar los recursos humanos y económicos con los que se cuenta y prever además las respuestas a cuatro apartados fundamentales según nuestro criterio:
a) Definir el objetivo que hay que lograr en cada caso.
b) Elaborar el mensaje que habrá que emitir enconsecuencia.
c) Definir las audiencias y los canales de comunicación oportunos.
d) Preparar un plan de actuación, donde sea necesario no olvidar algunas reglas básicas como son:
• Contar con la máxima información sobre la institución.
• Identificar todos los aspectos positivos con los que cuenta la institución.
• Definir aspectos menores pero importantes en cada caso de crisis
En esta última etapadescrita, el plan de actuación debe recoger también una serie de relacionadas con situaciones que pueden generar una situación concreta según el tipo de empresa. Y las actividades son básicamente las siguientes:
a) Actividades encaminadas a descubrir señales que puedan ser motivo de alarma dentro de la empresa o escenarios que se puedan dar en cada tipo de crisis.
b) Identificar los procesos,políticas, públicos y expertos que puedan participar en la empresa en caso de producirse la crisis.
c) Diseñar cada una de las áreas y sus respectivas responsabilidades.
d) Determinar el presupuesto necesario para llevar a cabo las tareas de simulación y puesta a punto del plan.
Este plan de crisis tiene que poseer además tres normas fundamentales para que se convierta en eficaz.
a) La primera esque “todo plan debe ser comprobado y ensayado”. Para ello es importante poseer un esquema operativo que evite la improvisación antes sus públicos.
b) La segunda norma del plan de crisis es la de “actualizarlo periódicamente”. La situación ideal sería actualizarlo con carácter trimestral con el objetivo de tener al día todos los apartados; especialmente el de la lista de presa, ante los frecuentescambios de los periodistas.
c) Otro aspecto importante a la hora de elaborar el plan de crisis es “la incidencia del coste económico”. En este sentido hay que recordar que la empresa sucede como en la vida real, cuando las cosas funcionan en lo último que se piensa es en que hay que destinar un presupuesto para el plan de crisis.




Justificación:

El Centro de estudio de lenguasextranjeras (CELE), cree encontrarse en un buen lugar, establecido como un centro de estudios reconocido y con buena reputación.
Pero, a través de la investigación realizada hacia esta empresa se dieron a conocer varios problemas que probablemente a corto plazo pueden ocasionar una crisis, y es necesario que se cree este plan de comunicación en situaciones en crisis para que la empresa esté...