PLAN DE DIFUSIÓN

TEMA 6:

SEGUIMIENTO, CONTROL Y
EJECUCION DE UN PROYECTO.

En la línea temporal de un proyecto tenemos las siguientes partes o eventos:
INICIO

CIERRE

COBRO/EXPOSICION

Los elementos necesarios para empezar un proyecto son:
•
•

•

Iniciar:

- Planificación.
- Oferta.
- Descripción de objetivos.
Control: Analizar las desviaciones durante la ejecución respecto al plan ,respecto a los siguientes niveles:
(a) Obtención de resultados.
(b) Plazos previstos.
(c) Mantenimiento de los limites del presupuesto.
Seguimiento: Conjunto de técnicas , de las cuales hablaremos , que permiten
el control.

Como ya hemos visto anteriormente el inicio del proyecto es el momento en el que
aprobado el plan, se toma la decisión formal de proceder a la ejecución. Mientras que elcierre del proyecto consiste en la decisión formal de dejar de trabajar en el proyecto;
puede ser por consecución de los objetivos del mismo, o cierre con objetivos parciales,
o cierre por incumplimiento de alguno de los requisitos objeto de control.

INICIO
Se toma la decisión de empezar, teniendo ya claros los siguientes puntos:
- Recesión bibliográfica (introducción).
-Replanificación.
- Decisión de la metodología.

Se ponen en marcha las horas vistas en los temas anteriores y se siguen los siguientes
pasos:
1. Revisar la oferta y el contrato.
2. Empezar el acopio de los recursos necesarios.
3. Estado del arte, obtención de información.
4. Asignación con nombre/apellidos del personal.

REUNIONES
En cualquier proyecto las reuniones son una parte fundamental deltrabajo cotidiano, y
el punto de referencia prioritario para el flujo e intercambio formal de información.
El responsable del proyecto tiene la obligación de organizar adecuadamente las
reuniones de trabajo, para conseguir los objetivos de la misma (intercambio de
información, resolución conjunta de las dificultades y refuerzo del objetivo común)
evitando la perdida de tiempo y la sensación deineficacia.
1. Reunión de comienzo, es la primera después de la adjudicación del contrato. Suele
dividirse en tres:
- Reunión interna
- Reunión con el cliente
- Segunda reunión interna si es necesario
2. Establecer calendario de reuniones, no confundir con tomada de cañas. Convocar
una reunión supone establecer una agenda, donde se indique la fecha, hora, y lugar,
así como la duraciónprevista, el propósito y el posible desarrollo de los temas a
tratar en la misma.
3. Desarrollo de la reunión, hay que repasar en voz alta antes de empezar:
- De que reunión se trata.
- Objetivo de la reunión.
- Asuntos a tratar.
- Hora prevista de finalización.
Para que no se desvíe la reunión se debe :
- Clarificar de vez en cuando el propósito de la reunión.
- Resumir los avances.
- Apuntare introducir el siguiente tema a tratar.
4. Minutas de reunión, también conocidas como actas, en ellas aparte de la referencia,
fecha, hora y lugar, así como los asistentes, deben consignarse brevemente los temas
tratados, las decisiones y las acciones a realizar con sus consecuencias, y deben
firmarlas todos los presentes.
5. Hay que tener claro cual ha sido el resultado de la reunión. Esnecesaria la obtención
de conclusiones que permitan la resolución de problemas. Es importante escribir el
resumen de lo decidido en la reunión, ya que es la forma de que si se repite la reunión
no se discuta sobre lo mismo. Además forma parte del report del informe de todo
proyecto. Es un documento paralelo a las minutas, cuyo carácter es más informativo, y
menos de gestión. Su contenido esmenos formal y más descriptivo.

CONTROL
Para gestionar día a día el proyecto es responsable-gestor del mismo tiene que realizar
tres actividades:
- Organizar y planificar.
- Supervisar.
- Controlar y corregir.
Aplicándolas a:
- Los recursos materiales y humanos disponibles.
- El tiempo disponible.
- El coste comprometido.
Los momentos de control se predefinen por esto aparece el...