Plan de Inventario


PROCEDIMIENTO DE TOMA DE INVENTARIO
FISICO DE BODEGA

1.0.- FINALIDAD
Determinar la existencia física de las prendas de vestir de propiedad de la Empresa y/o consignadas que se encuentren en las áreas de almacenamiento. Dicha verificación deberá ser contrastada con las existencias que figuran en los registros contables de la empresa a la fecha del inventario.

2.0.- OBJETIVOSa) Planificar la realización del inventario físico en la bodega.
b) Preparar el material necesario para la toma de inventario físico.
c) Organizar la toma de inventario físico de bodega de tal manera que el mismo se lleve a cabo utilizando criterios de racionalidad, eficiencia y economía.

3.0.- ALCANCE

La presente norma alcanza a los Dpto. de Planificación, Contabilidad y Logística.4.0.- APROBACION Y DIVULGACION

- Aprobación: Por Gerencia General
- Divulgación y actualización: Por Dpto. de Planificación.


5.0.- NORMAS GENERALES

5.1 La Gerencia Administrativa y/o Gerencia Financiera es la encargada de disponer la oportunidad en que deba realizarse el Inventario General.

5.2 El Departamento de Planificación es el responsable de organizar la toma delInventario General de existencias de la bodega.

5.3 La Gerencia Administrativa en los casos que se requiera, podrá disponer se efectúe inventarios selectivos, siguiendo las mismas normas que se señalan para el Inventario General en la parte que le sea aplicable.


6.0.- PROCEDIMIENTOS

6.1 PROGRAMACION DEL INVENTARIO

Paso 1-. La Gerencia Administrativa y/o Gerencia Financieradispondrá la oportunidad en que deba realizarse el Inventario General, que de preferencia deberá ejecutarse al final de cada temporada y una final en la segunda quincena del mes de Diciembre de cada año.

Paso 2.- La Gerencia de Administración en función al plazo establecido fijará el cronograma de inventario.

6.2 PREPARACION DE INVENTARIO

Paso 3.- El Departamento de Planificacióncomunicará mediante Memorándum dirigido al área de Bodega la ejecución del inventario con indicación de la fecha y hora, así como las demás instrucciones que se consideren necesarias.

Paso 4.- El encargado de bodega procederá a:

• Disponer se prepare la bodega para la toma de inventario poniendo especial énfasis en el orden, limpieza y de manera prioritaria la colocación de la mercadería enlas ubicaciones correspondientes de acuerdo a lo establecido para ello.

• Separar la mercadería que ya no sea parte del inventario en sitios fuera del área de almacenamiento y con los documentos de respaldo correspondientes en un lugar visible.

• Tres días antes de la toma del inventario el personal de bodega comenzará la colocación de las ETIQUETAS DE CONTROL VISIBLE (Anexo 1). Elencargado de bodega es responsable de que todos los ítems que emita el sistema informático tengan su etiqueta correspondiente y que la misma se encuentre debidamente colocada en los ítems que reposan en bodega. Si durante los días de pegado de etiquetas llegará mercadería nueva se deberá elaborar enseguida la etiqueta correspondiente y colocarla en su respectivo lugar.

• Adoptara las accionespertinentes para contar con medios adecuados para la realización eficiente del inventario.

Paso 5-. El Departamento de Planificación dispondrá el nombramiento del Jefe de Equipo quien será el encargado de coordinar a los diferentes equipos de trabajo y sus responsabilidades.



Paso 6.- El jefe de equipo coordinará con el departamento de sistemas para que el proceso mecanizado de información seencuentre debidamente al día, lo que permitirá verificar la existencia de los ítems de bodega según registros.

Paso 7.- El Gerente Administrativo y el Jefe de Equipo se reunirán con el personal que efectuará la toma de inventario. Cabe indicar que en este proceso es indispensable involucrar al personal administrativo de áreas diferentes a bodega con la finalidad de evitar fugas de información...