Plan Sistema Logistico

PROCEDIMIENTO DE GESTION

GyM.SGP.PG.36

GESTION DE PROYECTOS

Revisión: 1
Fecha: 22/06/2008
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SISTEMA LOGÍSTICO

1.

OBJETIVO
Establecer el procedimiento para realizar una adecuada gestión logística dentro del Proyecto, que
abarque desde la consolidación de requerimientos de materiales y suministros hasta la distribución
final de los mismos, teniendo como atributosuna eficiente gestión de inventarios, niveles ágiles de
atención de requerimientos y un sistema de seguimiento soportado en información confiable.

2.

DESARROLLO
Debido al impacto que tiene la Logística de Materiales en la ejecución del Proyecto, GyM ha definido
un sistema logístico, el cual está conformado por los siguientes procedimientos:
GYM.SGP.PG.37 – Programación de Pedidos deMateriales
GYM.SGP.PG.38 – Gestión de Compras
GYM.SGP.PG.39 – Gestión de Almacenes
Sistema Logístico

Programación de Pedidos de
Materiales

Gestión de Compras

Gestión de Almacenes

Figura 01 – Procedimientos que integran el Sistema Logístico.

El Sistema Logístico requiere ser configurado desde el inicio del Proyecto para dar lugar a su operación,
así como también requiere de unseguimiento continuo para asegurar su sostenibilidad.

2.1. Identificación de la necesidad de adquirir un material:
Durante la etapa de Planeamiento se identifican los materiales necesarios para ejecutar el Proyecto,
los mismos que son plasmados en un Cronograma de Recursos1. Cada uno de estos materiales es
gestionado a través del Proyecto o de la Oficina Principal (OP), de acuerdo a lo establecido en laMatriz de Alcance, que será explicada a detalle en el ítem 2.2. A fin de gestionar los materiales en el
momento oportuno, el Proyecto debe considerar lo siguiente:
Cantidades y especificaciones de los materiales previstos por el cronograma.
Plazos de cotización y selección de proveedores
Tiempo de demora del material desde que se genera una solicitud de despacho, hasta la llegada
de estosmateriales al Proyecto. Este tiempo debe considerar tiempos de diseño y fabricación para
el caso de materiales de tipo MTO y ETO2.
Disponibilidad de los materiales en el mercado, así como la demanda de los mismos.
Necesidad de infraestructura para el almacenamiento de los materiales dentro del Proyecto,
condición que limita el tamaño del lote de pedido.
En todos los casos hay que tener en cuentaque los materiales deben cumplir con las especificaciones
del expediente técnico.

1 Ver procedimiento GYM.SGP.PG.14 – Cronograma de Recursos
2 Ver procedimiento GYM.SGP.PG.35 – Introducción: Logística de Materiales

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2.2. Configuración del Sistema LogísticoComo parte de los procesos de Arranque y Coordinación con la Oficina Principal y Planeamiento, se
elaboran los siguientes entregables:
Definición del Flujo de Pedidos de Materiales
Matriz de Alcance
Clasificación de Materiales por la forma de Pedido
Matriz de Responsabilidades Logísticas

A. Flujo de Pedido de Materiales:

El flujo de pedidos de materiales se define durante el Planeamiento. Suobjetivo es establecer los pasos
a seguir para lograr hacer de manera oportuna y planificada el pedido y compra de los materiales
del Proyecto. Este flujo debe ser informado y explicado a todo el personal del Proyecto. La figura 02
muestra un esquema de un Flujo de Pedido de Materiales típico:

Figura 02 - Flujo de Pedido de Materiales

La primera y segunda parte del Flujo (Requerimientos yControl Logístico) es desarrollada en el
procedimiento GYM.SGP.PG.37 – Programación de Pedido de Materiales; la ejecución de estas
labores es de entera responsabilidad del Proyecto. La tercera parte (Compras) se desarrolla en el
procedimiento GYM.SGP.PG.38 – Gestión de Compras, y su realización requiere una interacción con
el área de Equipos y Logística de la Oficina Principal3.

B. Matriz de...