PLAN Y CONTROL

DÌAZPLANEAMIENTO Y CONTROL DE INVENTARIOS
El Planeamiento es una de las funciones de la Dirección, que consiste en tomar una decisión entre varias alternativas, en relación a Objetivos, Políticas, Programas y Procedimientos. También se ha establecido que, en la Administración de Inventarios, la toma de decisiones es constante y las previsiones relacionadas con cada uno de los materiales debensatisfacer las necesidades de producción para hacer frente a los pro-nósticos de ventas, lo cual obliga al administrador de inventarios a preparar sus planes, no sólo en relación al conjunto de materiales que se requieran, sino a cada una de las existencias por separado a fin de decidir su renovación oportuna o su eliminación de los almacenes, de acuerdo con la demanda que tenga cada material. Estalabor une la acción de planeamiento con la de control permanente sobre cada artículo, lo que complica la actividad por la gran variedad de inventarios que, normalmente, tienen las empresas y entre los cuales existirán muchos que, al no tener movimiento a través del tiempo, obligarán a su reducción para disminuir las inversiones en estos activos. El planeamiento de los inventarios se centraprincipalmente en dos decisiones que son el origen de las existencias: "CUANTO" de un artículo debe comprarse o hacerse y "CUANDO" podrá realizarse esto. Para dar solución a estas dos interrogantes, la administración requiere de una herramienta que describa su política al respecto y establezca un procedimiento que pueda ser interpretado, en forma precisa, clara y uniforme por el personal, sobre todo sise cuenta con la utilización de computadoras o equipos de procesamiento de datos de alta velocidad. Esta herramienta es el “Control Científico de Inventarios", que permite mejorar la administración y su control, y efectuar el planeamiento en las decisiones relacionadas con los inventarios, siempre y cuando, se prevean las fórmulas necesarias que permitan determinar cuáles de estas decisiones puedentomarse y, al mismo tiempo, anticipar los efectos resultante!, al tener en consideración los muchos y diferentes factores que inciden en la decisión de cualquier tipo de negocio, sea grande o pequeño, ó si provienen de personal experimentado o de computadoras electrónicas.
El trabajo a realizar requiere de un análisis completo de los factores y de su combinación para permitirnos tomar las mejoresdecisiones para cada artículo y conseguir así inventarios reducidos, pocos pedidos y excelente servicio. Los mencionados factores son los siguientes: consumo o demanda; costos; intereses; seguros, impuestos, obsolescencia, almacenaje, preparación, procesamiento y expedición de pedidos; manipulación; inspección o verificación; transporte entre muchos otros, cuya incidencia es vital para loscálculos a efectuar y las decisiones a tomar. Además es importante considerar la conveniencia del material; el espacio disponible en almacenes; las probabilidades de deterioro; la obsolescencia a corto plazo; los artículos de corta vida o con fecha de expiración; las condiciones ambientales que afecten a los artículos; la incertidumbre de futuras demandas o posibilidades de interrupción en elabastecimiento que, en muchos casos, constituyen limitaciones importantes, que hacen cambiar las mejores decisiones que puedan elegirse, pero que, por cualquiera de los factores mencionados o de su combinación se convierten en inadecuadas.
La introducción del procesamiento de datos en la administración y control de inventarios marca la iniciación del llamado "método científico" que las empresas hanreconocido y aceptado, pero que no implica que las computadoras y las matemáticas avanzadas se constituyan en absolutamente indispensables para solucionar los problemas de inventarios, ya que dicho método considera como elementos muy importantes la "experiencia y un sano juicio" pero elimina la intuición y recomienda que los procedimientos de control se implementen, teniendo en cuenta tres fases:...