Presupuesto

Presupuesto base cero

Definición

El presupuesto en base cero pertenece al tipo de presupuesto completo, es decir parte del análisis de cada actividad en cada periodo, justificando de este modo cada unidad monetaria de gasto en base a la necesidad de las seleccionadas.

El PBC es proceso presupuestario que requiere que cada directivo justifique todas las solicitudes de fondos cero. Cadauno de ellos debe demostrar que los gastos y costo propone son realmente necesarios. Para esto hay que identificar todas las actividades que se realizan en la organización y evaluarlas por medio de un análisis sistemático para ordenarlas de acuerdo con su importancia.

En la actualidad, el presupuesto base cero no se considera como un concepto ni como un proceso presupuestal, sino como un enfoqueo proceso lógico que combina los distintos elementos de una buena dirección y gerencia. También reconoce que este presupuesto es un proceso clave de toma de decisiones y una fuerza conductora.

Por tal motivo se reconoce que el presupuesto base cero es:

- Un proceso gerencial.
- Un proceso de planeación que permite evaluar si todas las actividades llevan a cumplir las metas yobjetivos propuestos en la organización.

Características claves de este enfoque

A partir de las definiciones impartidas por las altas directivas, el enfoque del presupuesto base cero permite:

- La participación de todos y cada uno de los responsables en el desarrollo de las actividades y tareas del plan de la organización.
- La previa identificación, análisis y aprobación de actividadesy tareas que se realizan en una organización.
- Dar una orden de prioridad e importancia de acuerdo con los factores críticos de éxito de la organización del proyecto.
- No incurrir en costos ni gastos administrativos innecesarios, y cuestionar aquellos que no lleven a los resultados esperados.
- Obligar a las organizaciones a revisar y evaluar todos los programas y actividades demodo sistemático, con base en el desempeño, los resultados y los costos incurridos.

Etapas que se deben realizar para implementar el presupuesto base cero.

- Identificar las unidades de decisión: En esta etapa se realiza la identificación de las unidades de decisión o centros de negocios, que pueden agruparse de acuerdo con la actividad que desarrollen.
- Paquete de decisiones:Proporcionan la descripción y evaluación de cada unidad de decisión para que los directivos propongan, analicen y determinen las alternativas y tomen decisiones.
- Evaluar la prioridad de todos los paquetes: Una vez hayan organizados los paquetes de decisiones, debidamente clasificados y ordenados de acuerdo con la prioridad que les fue asignada, la dirección puede revisar y aprobar lospresupuestos de acuerdo a las necesidades de las empresas.
- Preparar los presupuestos operativos detallados: Después que el presidente o director general tome las decisiones finales sobre la asignación de fondo y establezca el estado de resultados de cada una de las divisiones los presupuestos son elaborados.


Ventajas del presupuesto base cero.

- Incrementar la comunicación y lacoordinación dentro de las organizaciones.
- Identifican y eliminan operaciones obsoletas e innecesarias.
- Facilita la diferenciación de las actividades por su productividad.
- Evitan la duplicidad de tareas.
- Permite que los recursos sean asignados por orden de prioridad y en base a un análisis objetivo.

Desventajas.

- Se requiere justificar cada detalle relativo a costo ygasto.
- Durante los primeros años de aplicación el proceso demanda mucho tiempo y un excesivo papeleo.
- Un adiestramiento no adecuado de los participantes puede conducir a la formulación de papeles innecesarios, generando perdidas de tiempo y costo.
- Por el desagrado de las personas a un control excesivo, suelen surgir dificultades en la etapa de formulación y ejecución.
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