Presupuestos

Control presupuestal

1) Estudio Preliminar.
Hemos dicho que es indispensable que los presupuestos obedezcan a un sistema, porque de ello surgirá una mayor compresión en la planeación del control presupuestal.
Del conjunto presupuestario surge un plan financiero que abarca todas las operaciones de la entidad, y representa el conjunto de presupuestos que contribuyen al fin utilitario de laempresa.
Durante el proceso de implantación del sistema de control presupuestal es importante que se tomen muy en cuenta las indicaciones señaladas por cada departamento, puesto que ello manifiesta que ha habido coordinación, cooperación y confianza entre los miembros de cada área en el desarrollo de las actividades de la empresa.
La planeación, como ya vimos anteriormente, juega un papelpreponderante para implantar un correcto control presupuestal, por lo que debe ponerse en práctica principiando por precisar detalladamente los pasos o etapas a seguir, al tiempo que se establece el período que abarcará el presupuesto.
Considerando la estructura del negocio se formulará un estudio preliminar de las diferentes alternativas que serán discutidas por los directivos de la empresa o el Consejode Administración, tomando en cuenta algunas consideraciones básicas que deben atenderse en un sistema de presupuestos, a las cuales se hará referencia posteriormente.
Otro punto importante en este estudio es la coordinación del control presupuestal. Como ya se vio antes, una persona o un comité puede llevar a cabo esta función. En sí, la labor del director será esencialmente de coordinación yeducación, y para ello requerirá de personal para diseñar procedimientos que permitan obtener toda la información de otros departamentos y haga la investigación y evaluación de desviaciones en la marcha de la empresa.
La labor educativa juega un papel relevante puesto que se persigue que los integrantes de los diversos niveles directivos conozcan el sistema de control presupuestal y tenganconfianza en sus resultados.
Otro aspecto que se debe cuidar es la revisión de políticas de la empresa, las cuales deben ser conocidas por todos los miembros de la misma. Se debe tener muy presente que todas ellas se expidan por escrito y sean conservadas por los funcionarios encargados de aplicarlas.
Además, es importante que se cuente con un manual de contabilidad que facilite la recolección deinformación contable de acuerdo con ciertos fines, los cuales deben coincidir con los fines del control presupuestal. ,
Por último, el director del presupuesto y sus subordinados deben preparar los datos que consideren necesarios para cada división y para la gerencia. Los informes gráficos son de gran ayuda para que los altos funcionarios puedan seguir la marcha de las operaciones con facilidad, peropara que realmente sean útiles deben contener información de los años anteriores, datos reales y del presupuesto.
2) Implantación del Sistema.
Una vez realizado el estudio preliminar, el segundo paso es la implantación del sistema de control presupuestal. Son muchas las dificultades que pueden presentarse en algunos casos, por lo que se sugiere la conveniencia de hacer una implantaciónpreliminar antes de la definitiva.
En principio, el director del presupuesto somete los resultados de su estudio preliminar junto con sus recomendaciones a la consideración del consejo de administración y a los jefes de cada división, quienes en su caso toman resoluciones tales como el período financiero, organización de cursos de capacitación, y todas las que consideren necesarias, además de aprobar losinformes y reportes propuestos. El director del presupuesto, como coordinador, debe establecer el tiempo oportuno para la preparación del plan financiero.

3) Manual del Control Presupuestal
Es muy importante que se cuente con un manual, a fin de dar uniformidad a la tarea y coordinar las actividades de todas las personas encargadas de la preparación y ejecución de los presupuestos.
El...