procedimientos de caja chica









































ÍNDICE

1.- OBJETIVO………………………………………………………………………………
2.- ALCANCE………………………………………………………………………………
3.- DEFINICIÓN………………………………………………………………………….
4.- REFERENCIAS………………………………………………………………………
5.- RESPONSABILIDAD…………………………………………………………….
6.- IDENTIFICACIÓN…………………………………………………………………
7.-PROCEDIMIENTOS…………………………………………………………………
8.- FLUJOGRAMA…………………………………………………………………………

 








1.- OBJETIVO
Este documento tiene como objetivo establecer las normas institucionales que regulen los procedimientos para la administración y custodia de Caja Chica que se efectúen dentro de la Entidad, de conformidad con los principios y criterios de austeridad, transparencia y racionalidad del gasto, con el fin de propiciar un eficiente y eficaz control interno de losmismos.

2. ALCANCE
Este procedimiento contempla la realización de gastos menores y de carácter urgente, cuyo costo no exceda el establecido en el reglamento de Caja Chica y está dirigido a aquellos departamentos con competencia para el manejo de los fondos de la misma.

3. DEFINICIONES
En este procedimiento se utilizan las siguientes definiciones.

Beneficiario de fondos.- persona quesolicita fondos de caja chica y se convierte en responsable del uso de los mismos para los gastos que correspondan a las funciones competentes a este.

Custodio de Caja Chica.- persona responsable de la administración, manejo y control de los fondos de caja chica y que está debidamente desganada por el Gerente General de la Institución.

Fondo de Caja Chica.- fondo creado y destinado a cubrirrequerimientos de compra de materiales, cuya disponibilidad no exista en almacenes, y gastos menores indispensables y urgentes. Por la naturaleza y cuantía los gastos pagados con fondos de Caja Chica no requieren de cotizaciones para su adquisición o contratación.

Documentos de soporte.-Son las facturas, recibos u otros comprobantes originales que justifiquen la erogación del efectivo; en si serefieren a los comprobantes de venta validos y que fueron recibidos por el beneficiario del fondo.

Reposición de Caja Chica.- reintegro de los fondos que han sido utilizados por parte del custodio de caja chica previo presentación de los comprobantes de venta autorizados o documentos de soporte validos.

4. REFERENCIAS
Este procedimiento se ampara en las siguientes referencias.

4.1 LeyOrgánica de Economía Popular y Solidaria.
4.2 Manual de Políticas de Caja Chica
4.3 Manual de Políticas de Contabilidad.

5. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD

5.1 El responsable de elaborar este documento es el Custodio de la Caja Chica en coordinación con la Unidad de Riesgos.

5.2 La responsabilidad de revisar este procedimiento es el Gerente General, Unidad de Riesgos, Auditoría Interna, ÁreaLegal y Custodio de Caja Chica.
5.3 La responsabilidad de analizar el contenido de este procedimiento es el Área Legal de la Cooperativa.
5.4 La responsabilidad de aprobar este procedimiento es del Consejo de Administración.
5.5 La autoridad para hacer cumplir este procedimiento es el Gerente General y Auditoría Interna.
5.6 La responsabilidad de cumplir con este procedimiento es el custodio deCaja Chica.
6.- IDENTIFICACIÓN:
Este procedimiento se identifica como “Procedimiento Administración y Custodia de Caja Chica”.















No
Actividad
Responsable
Control
Sistema
Documento
Referencia
Observaciones
1
Determina el saldo de Caja Chica.
Secretaria Gerencia/Personal designado en agencias



La Gerencia general a través del Departamento de RecursosHumanos en forma escrita designara a la persona responsable del manejo y custodia de Caja Chica, tanto en la Oficina Matriz como en las Agencias de la Institución.

En caso de ausencia temporal justificada de custodio, el superior jerárquico encargara su administración a otro empleado para lo cual suscribirá un acta de entrega recepción de...