Procedimientos De La Oficina

Procedimientos de la oficina
Tabla de contenido
Tabla de contenido 1
Administración general 2
Información de contacto 3
Instalaciones 3
Oficina 3
Almacén 4
Sistema telefónico 4
Solicitud de suministros 5
Artículos de papelería para empresas, papel con membrete, facturas, albaranes, recibos 5
Suministros 5
Envío 6
Recepción de paquetes 6
Recepción de paquetes para enviar7
Recepción de artículos para empaquetar y enviar 7
Procesamiento de pedidos 7
Evaluación de un pedido 7
Creación de una factura 9
Procesamiento de una factura 9
Contabilidad 10
Tenedor de libros 10
Contable 10
Programa de contabilidad 10
Banco 10

Administración general
Información de contacto
Instalaciones
Solicitud de suministros

Información de contacto
Paraentregas generales:
Avda. Portugal, n.º 123XX
Madrid, 280XX
Las entregas de los suministros deben realizarse en la puerta trasera del edificio. (El personal de los muelles de carga comprobará los artículos respecto al albarán y, a continuación, llevará el albarán a la oficina. Los empleados de la oficina serán responsables de agregar la información del albarán a la base de datos de inventario.)Números de teléfono:
Teléfono: (91) 123-XX-67
Fax: (91) 123-XX-68
Correo electrónico:
atencionalcliente@consolidatedmessenger.com
Sitio web:
www.consolidatedmessenger.com
Instalaciones
Oficina
Almacén
Sistema telefónico
Oficina
La oficina de atención al público y el vestíbulo de Consolidated Messenger se encuentran en la parte delantera del edificio y sirven como entrada principal para losempleados de la oficina y para los clientes.
El espacio de la oficina de atención al público consta de un mostrador con tres estaciones, cada una de ellas con teléfonos y terminales informáticas con conexiones T1. El vestíbulo ofrece una zona de preparación de paquetes y recipientes con artículos para su venta al por menor (sobres, cinta, rotuladores, etc.) a los clientes, y una serie debuzones. Las papeleras de la zona de preparación de paquetes deben vaciarse todas las noches o con la frecuencia necesaria para ofrecer un aspecto de limpieza. Los recipientes para minoristas deben comprobarse y rellenarse a lo largo del día, según sea necesario. Los empleados de la oficina se encargarán de ambas actividades.
El horario de la oficina es de 8:00 a.m. a 9:00 p.m., de lunes a sábado. Losclientes que alquilen buzones tendrán acceso a ellos 24 horas al día.
Almacén
La parte trasera del edificio contiene el almacén, que ocupa la mayor parte del espacio del edificio. El almacén se divide en cuatro zonas diferentes: recepción, envío, empaquetado y almacenamiento de inventario:
* La zona de recepción consta de dos muelles de carga (que también se usan para los envíos) y una zonade 3,6 x 3,6 metros con estantes en los que depositar los paquetes entrantes. Los estantes se dividen por empresa de transportes.
* La zona de envío se encuentra exactamente enfrente de la zona de recepción, comparte el espacio de los muelles de carga y también tiene una zona de 3,6 x 3,6 metros con estantes en los que depositar los paquetes que se van a enviar. Los estantes se dividen porempresa de transportes.
* La zona de empaquetado tiene dos mesas y dos estantes que contienen cajas de varios tamaños, plástico de burbuja, cinta adhesiva, trozos de espuma de poliestireno y material de etiquetado.
* La zona de inventario tiene tres estantes para los suministros que sobren.
Sistema telefónico
El sistema telefónico de la oficina tiene un interfono y una conexión directa quepermite a los empleados de la oficina ponerse en contacto con los empleados del almacén. Siga las instrucciones de las hojas situadas junto a cada teléfono para comunicarse entre los dos espacios del edificio.
* Para usar el interfono desde la oficina:
1. Descuelgue el auricular y presione 1 en el teclado numérico.
2. Presione 2 para ponerse en contacto con la oficina desde la...