Proceso de access office

CREAR, ABRIR Y CERRAR UNA BASE DE
DATOS
Cerrar la base de datos.
Se puede cerrar una base de datos de varias formas:
Cerrando Access:
Ir al Botón de Office y pulsar el botón Salir de Access.
O bien hacer clic sobre el botón Cerrar de la ventana Base de datos.
Sin cerrar Access:
En el Botón de Office , elegir la opción
Cerrar base de datos.
Abrir una base de datos.
Podemos abrir unabase de datos ya existente desde tres sitios distintos:
Desde el Botón
de Office :
Ir al Botón de
Office .
Elegir la opción
Abrir...

Desde los documentos recientes del Botón de Office :
Despliega el Botón de Office donde aparecen las últimas bases de datos que se abrieron bajo el
título de Documentos recientes.
Haz clic en la que quieras abrir.
Desde la ventana de Introducción aMicrosoft Office Access:
Nada más abrir Access desde su icono en el Escritorio o desde la opción en Inicio → Todos los
Programas aparecerá la pantalla de Introducción a Microsoft Office Access.
En la parte derecha verás el marco Abrir base de datos reciente.
Selecciona una que quieras abrir o haz clic en el enlace Más... para buscar el archivo de la
base de datos que quieres abrir.

En cualquierade los casos en los que no selecciones una base de datos concreta se abrirá el
cuadro de diálogo Abrir para que busques el archivo:

Elegir la carpeta donde está la base de datos que queremos abrir.
Para abrir carpeta hacer doble clic sobre ella.
Al abrir una carpeta, ésta se situará en el cuadro superior Buscar en:, y ahora en el cuadro
inferior aparecerá toda la información de dichacarpeta. Hacer clic sobre la base de datos a
abrir para colocar su nombre en el cuadro Nombre de archivo: y hacer clic sobre el botón
Abrir. O bien hacer doble clic sobre la base de datos y se abrirá directamente.

Crear una tabla de datos.
Para crear una tabla de datos tenemos que hacer clic en la pestaña Crear para visualizar sus
opciones. En el marco Tablas podremos seleccionar estas opciones:El botón Tabla abre la Vista Hoja de datos, consiste en introducir directamente los datos en
la tabla y según el valor que introduzcamos en la columna determinará el tipo de datos que
tiene la columna.
Vista diseño es el método que detallaremos en esta unidad didáctica
Plantillas de tabla crea una tabla de entre un listado que tiene predefinido, abre una tabla de
este tipo y sólo tendrásque rellenarla con sus datos.
Listas de SharePoint consiste en crear un objeto compatible con un sitio SharePoint desde el
que podrás compartir los datos almacenados en la lista o tabla con otras personans con acceso
al mismo sitio.
Explicaremos a continuación la forma de crear una tabla en vista diseño. Este método consiste
en definir la estructura de la tabla, es decir, definir las distintascolumnas que esta tendrá y
otras consideraciones como claves, etc...
Otra forma rápida de llegar a la vista Diseño es seleccionando la vista desde la pestaña Hoja de
datos, o haciendo clic en el botón de Vista de Diseño en la barra de estado:

Modificar el diseño de una tabla.
Si una vez creada una tabla, queremos cambiar algo de su definición (por ejemplo,
añadir una nueva columna, ampliaruna columna que ya existe, borrar una columna, etc...)
tendremos que realizar una modificación en su diseño:

Abrir la base de datos donde se encuentra la tabla a modificar, en el caso de que no lo
estuviera.
Hacer clic derecho sobre la tabla que queremos modificar, seleccionar Vista Diseño en el menú
contextual:
Aparecerá la ventana de diseño de tablas estudiada en la unidad temáticaanterior.
Para modificar la definición de un campo, posicionar el cursor sobre el campo a modificar y
realizar las sustituciones necesarias.
Para añadir un nuevo campo.
Ir al final de la tabla y escribir la definición del nuevo campo, Situarse en uno de los
campos ya creados y hacer clic en el botón de la pestaña Diseño, en este último
caso el nuevo campo se insertará delante del que estamos...