proceso de conservacion en archivo

ACUERDO 47 DE 2000
(5 de Mayo)
"Por el cual se desarrolla el artículo 43 del capítulo V "Acceso a los documentos de
archivo", del AGN del Reglamento general de archivos sobre "Restricciones por
razones de conservación".
EL CONSEJO DIRECTIVO DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN,
en uso de sus facultades legales y en especial las conferidas por la Ley 80 de 1989
y el Decreto 1777 de 1990, yCONSIDERANDO
Que el artículo 2º de la Ley 80 de 1989, señala las funciones del Archivo General de la
Nación y en su literal b) preceptúa: "Fijar políticas y expedir los reglamentos necesarios
para organizar la conservación y el uso adecuado del patrimonio documental de la
Nación, de conformidad con los planes y programas que sobre la materia adopte la junta
directiva";
Que el artículo 8º delDecreto 1777, establece las funciones de la Junta Directiva del AGN
ahora consejo directivo, en virtud del Decreto 1126 de 1999 y en su numeral a) dispone:
"Adoptar y evaluar periódicamente la política archivística a nivel nacional";
Que se hace necesario garantizar la conservación del patrimonio documental sin perjuicio
del derecho a la información y el acceso a los documentos públicos, como loestablece el
artículo 74 de la Constitución Política de Colombia;
Que con el objeto de garantizar la preservación de los documentos de archivo por ser
ellos fuente de conocimiento,
ACUERDA
ARTICULO 1º-Acceso a los documentos e información
. Con el objetivo de garantizar la preservación de los documentos de archivo, por ser ellos
fuente de conocimiento y difusión, fundamento de la memoriahistórica de la Nación,
garantes de derechos y deberes ciudadanos que dan cuenta de las actuaciones de las
instituciones; Que con el fin de facilitar la prestación de los servicios de información que
deben brindar los archivos en el territorio nacional, se dispone que sólo por razones de
conservación, se podrá restringir el acceso a los documentos originales, cualquiera que
sea su soporte, masno a la información en ellos contenida. Ver art. 2 Ley 80 de 1989
ARTICULO 2º-Evaluación de soportes.
La evaluación del estado de conservación de los documentos de carácter histórico se
hará teniendo en cuenta las características tecnológicas, la tipología de alteración y la
forma como ésta se manifiesta y tomando como principio orientador la unidad que el
soporte del documento guarda con laimagen gráfica.
ARTICULO 3º-Restricción de originales.
La intensidad de los tipos de alteración se determinará con base en el análisis de las
diversas manifestaciones en relación con la garantía de permanencia, o susceptibilidad de
pérdida del documento. Este último será el criterio bajo el cual se tomará la decisión de
restringir el acceso al documento original, para lo cual se tomarán lasprevisiones que
garanticen suministrar la información por medio de las técnicas de reproducción con que
cuenta la entidad.
ARTICULO 4º-Producción de información.
Para suministrar la información contenida en aquellos documentos que por razones de
conservación se restrinja su acceso, se deben utilizar técnicas de reproducción que
propicien tanto la preservación del original como la calidad yestabilidad del medio
utilizado previendo la ulterior reproducción a partir de la copia generada. Para ello se

recomiendan las técnicas de microfilmación, fotografía y digitalización. En todo caso se
debe evitar el proceso de fotocopiado por carecer de las características señaladas en este
artículo, en especial lo atinente a la preservación del original. Cuando no sea posible
acceder a estatecnología se podrá recurrir a la reproducción manuscrita.
PARAGRAFO 1ºPara la reproducción de documentos de gran formato como mapas y planos y en general
de documentos con información textual y gráfica deberá adoptarse la técnica de
reproducción fotográfica, micrográfica o digital de acuerdo con la dimensión del
documento.
PARAGRAFO 2ºPara la reproducción de los documentos de imagen...