La inportancia de la organización y conservación de un archivo personal

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Testimonial

La importancia de la organización y conservación de un archivo personal
Patricia Ríos*

L

os archivos personales contienen información única e irremplazable, son fuentes deincalculable valor para la investigación y reconstrucción de los procesos históricos de los pueblos; de ahí la importancia de su organización y conservación. El archivo personal es aquel que contiene losdocumentos generados y recibidos por un individuo a lo largo de su existencia, incluyendo todas sus funciones y actividades, independientemente del soporte. En ellos podemos encontrar una grandiversidad de documentos, tanto de carácter personal como oficial: actas, cédulas, pasaportes, certificados de estudios, títulos académicos o profesionales, escrituras públicas, cartas, correspondenciaoficial, recibos de pago, fotografías, planos, tarjetas, recetas médicas, videos, cintas de audio y hasta documentos electrónicos.

El archivo personal es aquel que contiene los documentos generados yrecibidos por un individuo a lo largo de su existencia, incluyendo todas sus funciones y actividades, independientemente del soporte.

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* Directora del Archivo Histórico de la Universidad deSonora. Colaboraron en este artículo Concepción Moya Grijalva y Rosalina Núñez Márquez. ahuson@extension.uson.mx

La teoría y práctica archivística establece tanto los principios como las técnicas paraorganizar cualquier tipo de archivo. Por lo general se encuentran desorganizados y sólo los propietarios pueden acceder a ellos. Sin embargo, muchas veces, por carecer de una organización adecuada, sedesconoce qué documentos se guardan y por qué. La organización documental implica dos procesos vinculados: la clasificación y la ordenación. La clasificación es el proceso intelectual que consiste enagrupar clases o categorías de un conjunto de documentos. La ordenación es la acción de unir de manera coherente los grupos o unidades de un conjunto documental, siguiendo reglas o criterios...
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