Procesod e compras en la industria hotelera

En la época actual, de crisis económica, escasez de dinero, precios inestables, dependencia de materia prima importada, así como de tecnología, contracción de mercados, etc., es de vital importancia la eficiente inversión del dinero de una organización, ya que de no hacerlo adecuadamente se presentará la irremediable desaparición de la organización.

En el proceso de compras de nuestraEmpresa se precisan las necesidades de bienes y servicios de nuestro mercado interno y externo, identificando y comparando los proveedores y abastecedores, siempre tomando en cuenta principalmente la calidad de los materiales o el personal; negociando con los mismos para convenir términos de compra, celebrar contratos y colocar pedidos, para recibir bienes y servicios útiles y adecuados a la empresa,con el pago siempre a tiempo de éstos. Las compras es una función primordial, puesto que una buena administración de éstas, mejora la posición competitiva de la empresa, al buscar el mejor provecho para el uso de los fondos de la organización. El aprovisionamiento tiene los siguientes principios:

Todas las compras se deben a las necesidades particulares de la empresa.
Se requiere unanálisis minucioso de la bondad de las mercancías y servicios que el proveedor ofrece.
El comprador decide qué adquirir y cuando, con pleno conocimiento de los precios y tendencias del mercado (oferta – demanda).
Una compra se pacta con el proveedor que ofrezca las condiciones más ventajosas para un producto de la misma calidad, precio, cantidad y fecha de entrega.
Un comprador capaz debevaticinar la evolución futura del mercado.
En suma, el responsable del abastecimiento debe tener en cuenta respecto al producto/servicio a adquirir.
Calidad - Precio - Tiempo de entrega - Cantidad.

Las empresas que operan en México pueden obtener ahorros de hasta 10 puntos porcentuales en sus gastos de compras mediante la implantación de metodologías de abastecimiento estratégico ymodelos de compras modernos y eficaces, y requieren que su Alta Dirección esté involucrada en la iniciativa para que ésta sea exitosa.

En Hotel-Spa Aketzali Juriquilla, el área encargada de las compras y abastecimientos de la empresa, es la Gerencia de Compras. Está integrada por el Gerente de Compras, el Coordinador Operativo de Compras y el Asistente de Compras.

Asistente de Compras: Seencarga de las cotizaciones con los proveedores de los consumibles que requiere Hotel-Spa Aketzali Juriquilla; su responsabilidad es garantizar la buena comunicación con los todos los proveedores y así no correr riesgo alguno en cuanto a tiempo y forma de entrega. Además es quien recibe y controla todas las órdenes de requisición para que éstas sean autorizadas por el Gerente de Compras. Y lo másimportante, se encarga de verificar que todos los materiales adquiridos o a adquirir cumplan realmente con las normas oficiales.

Coordinador Operativo de Compras: Se encarga de que todos los consumibles perecederos y no perecederos se encuentren en óptimas condiciones, además de inspeccionar el inventario continuamente para proyectar qué materiales son próximos a escasear, a ser excedentes acaducar, etc. Se encarga también de la recepción y el buen almacenamiento de los consumibles. Todo esto con el objetivo de no elevar costos que afectarán a la empresa.

Gerente de Compras: Su labor principal es autorizar todas las compras, aunque en determinados casos, es la Dirección General quien autoriza directamente compras especiales o con condiciones específicas. El Gerente de Compras esel responsable de que las compras siempre de den con las mejores condiciones, darle seguimiento a todo proceso de compras y que en ningún momento se padezca un faltante de consumible alguno.

Además, el Gerente de Compras es el responsable del mobiliario de Aketzali Juriquilla; es quien trata directamente con la Gerencia de Finanzas, Contabilidad y Ventas. Así se pueden tomar decisiones...