Proyecto Cid

Proyecto final |
“Propuesta de implementación de un centro de documentación” |
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Tabla de Contenidos
Resumen 4
Abstrac 4
Introducción 4
1. Situación Problemática 5
1.1. Formulación del Problema 5
2. Alcance del Proyecto 5
3. Objetivos 6
3.1. Objetivo General 6
3.2. Objetivos Específicos 6
4. Reseña de la empresa 6
5. Marco Conceptual8
5.1. Correspondencia: 8
5.2. Gestión documental: 9
5.3. Proceso de Clasificación de Información 9
5.4. Ordenación 9
5.5. Descripción 10
5.6. Valoración, selección y eliminación 10
5.7. Archivo 11
6. Cadena de Valor de la empresa 11
7. Paquete de beneficios para el cliente 13
8. Metodología propuesta para la investigación 13
9. Diagnóstico con base en encuestaaplicada 14
10. Abreviaturas propuestas 15
11. Tecnología a Utilizar 15
12. Propuesta de pasos a seguir para la implementación del CID 16
12.1. Clasificación Documental 16
12.2. Determinarción de plazos de conservación de la documentación 17
12.3. Facilitación documental 17
12.4. Administración de Archivos Digitales 18
12.5. Organización de un archivo central digital 1812.6. Criterios para establecer la nomenclatura de archivos digitales 19
12.7. Criterios de Búsqueda 20
12.8. Seguridad en el manejo de la información 20
12.9. Procedimiento propuesto para el manejo de la información 21
Flujograma 22
13. Conclusiones 24
14. Recomendaciones 24
15. Bibliografía 24
Anexos 25
Anexo 1 25

Resumen Ejecutivo
En toda empresa, independientemente dela actividad a la cual se dedique, se vuelve de suma importancia llevar un orden en la parte administrativa. Cuando una empresa como es el caso de esta que hemos considerado para la propuesta, se dedica a una actividad en la cual la documentación que se recibe y el trámite que se le dé a la misma puede ser la diferencia entre culminar un negocio u olvidarse del mismo, el manejo de ladocumentación o correspondencia toma una importancia aún más relevante.

Al hacer un primer diagnóstico pudimos determinar que no se lleva un control eficiente de la correspondencia, pues aún cuando tienen una persona que se encarga de recibirla, simplemente es eso, una recepcionista que recibe y remite, sin mantener un control del documento, con lo cual, posteriormente desconoce cual fue el destino delmismo, y por ende, no puede dar razón de la respuesta que se le dio a la nota.

En este trabajo estamos haciendo una propuesta de la cadena de valor de la empresa con base en la información que se nos suministró de la actividad que llevan a cabo; de igual forma se establece en un esquema el paquete de beneficios que se le brinda al cliente a través del servicio que la empresa ofrece al público.Y a través de una encuesta aplicada logramos establecer la situación actual de la empresa en lo que al manejo de la documentación se refiere.

El objetivo de este trabajo es a través de una serie de pasos, hacer una propuesta que permita ir mejorando de forma paulatina la situación planteada, para esto sugerimos de qué manera se puede clasificar la información que reciben, la forma en quese debe almacenar para lo cual sugerimos los medios digitales y establecemos un procedimiento propiamente para el trámite que se le debe dar al documento desde el momento en que es recibido hasta que llega a su destino final.

Como decimos esperamos que con este plan piloto que queremos poner en marcha se abra la posibilidad de ampliar este procedimiento a la correspondencia saliente, a lafacturación y a cualquier otro trámite que involucre ingreso o salida de documentos de la empresa.

Introducción

La empresa Distribución Médica S.A, es una empresa que se dedica a la importación y distribución de equipo médico en nuestro país; como parte de sus procesos habituales, recibe y envía correspondencia a clientes y proveedores constantemente. Actualmente la empresa que cuenta con 7...