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TITULO DEL PROYECTO






“EL A.B.C. DEL ARCHIVISTA”
POR EL RESPETO DE LOS DOCUMENTOS PUBLICOS.





PROPONENTES



















SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

DESARROLLO DEL PROYECTO
INTRODUCCIÓN
Hace aproximadamente dos años que trabajo en el departamento de hacienda de la alcaldía de Santiago de Cali, en el archivo de dicha dependencia. Estoyubicado en un lugar donde se encuentra gran parte del archivo de hacienda municipal y durante este tiempo he visto el mal uso que se le da a los documentos y el mal estado en el que llegan de otras dependencias debido a causas en ocasiones ajenas a la voluntad de los que estamos encargados de manejarlos. Un común denominador que salta a la vista es el extremo deterioro, abandono y poco respetoque los encargados de administrar la documentación pública, tienen por el objeto de su labor, pues en su afán por almacenarlos en cajas, trasladarlos de una caja a otra o de un lugar a otro y al contarlos o foliarlos de manera apresurada o desconcentrada y sin conciencia de la importancia del material que se está manipulando estos son arrugados, rasgados , mojados y en el peor de los casosextraviados. Debido al poco espacio que tenemos, las cajas con expedientes que no alcanzan a ser ubicadas en estanterías, deben ir a bodegas húmedas y algunas de ellas con goteras que en corto tiempo se llenan de polvo y hacen que el papel se arrugue, se desmanche y la información pierda claridad. Otro punto que no cuenta a nuestro favor es la presencia de animales e insectos que son atraídos por elpapel y que rodean frecuentemente el edificio en el que nos encontramos, lo que complica la preservación de estos documentos públicos tan importantes porque en ellos reposa toda la información tributaria de los contribuyentes del municipio.
En mi afán por preservar y rescatar los documentos, me vi en la necesidad de crear una cartilla ilustrada con información básica, que más que pretenderconvertirse en un manual, son consejos prácticos y rápidos en forma de comics que le recuerdan a los funcionarios encargados del archivo el respeto y la preservación que se debe tener por dichos documentos.

ANTECEDENTES
Existen demasiados estudios acerca del manejo de documentos de archivos entre otros la limpieza, desinfección, acomodación, preservación etc. Estudios que se hacen cuando unciudadano común pretende certificarse en el manejo de archivos, pero que luego en la práctica, son olvidados o no se implementan en su totalidad.

JUSTIFICACIÓN
“EL A.B.C DEL ARCHIVISTA”, es una cartilla ilustrada de fácil comprensión, rápida y divertida para leer, donde se le recuerda al funcionario, que lo que está es papel que a pesar de ser algo inerte, contiene información, y que el tipo deinformación contenida en el es de suma importancia para el progreso del municipio y para su propio progreso.

IDENTIFICACIÓN DEL PROBLEMA
1. Análisis de los Involucrados
GRUPOS (ÁREAS FUNCIONALES O CARGOS INVOLUCRADOS)
INTERESES
PROBLEMAS PERCIBIDOS
RECURSOS REQUERIDOS
ESTRATEGIA A IMPLEMENTAR
CONFLICTOS POTENCIALES

Grupo de archivo de Hacienda.

Archivar los expedientes
-Mal manejode los documentos por parte de los funcionarios.
-Expedientes que llegan en mal estado de conservación.
-Almacenamiento de las cajas con expedientes de archivo en zonas no aptas.
-papelería
-tinta a color y blanco y negro para impresora
-impresora
-un dibujante profesional
-Un editor
-encuestas al personal de archivo.

Primero voy hacer un borrador con toda la información que quiero queesté contenida en la cartilla, luego empezar a corregir y mandar a diagramar y junto con el dibujante decidir cuantos dibujos llevará la cartilla, luego mandar al editor para que corrija y reduzca en pocas hojas el material, escoger una de las figuras para la portada.
Uno de los conflictos que creo que puedo llegar a tener es no contar con el apoyo económico de una entidad que quiera editar y...