Que Buenos Ensayos

Como elaborar y usar los manuales administrativos
3.10 EL PROCESO DE ACTUALIZACIÓN
En esta sección explicaremos las medidas tendientes a mantener la vigencia de los manuales administrativos.
En la mayoría de las organizaciones se presentan cambios o modificaciones constantes debido a que se agregan nuevos trabajos o se hacen mejoras en los trabajos cotidianos. Los cambios en la estructuraorganizacional se hacen con tanta frecuencia como se requiere para resolver los problemas administrativos que se presenten y capitalizar las oportunidades de mejorar los resultados de las operaciones. Los cambios de funciones o de rutinas en el personal se enunciaran por medio de un memorando y se incluirán lo más pronto posible en los manuales administrativos aunque sea necesario volver aredactarlos o incluir un suplemento en el que se explique la estructura organizacional.
Siempre que los cambios no sean provocados para dar la idea de un falso progreso, no deberá oponerse resistencia a las revisiones del manual.
La actualización de los manuales puede ser no planeada y planeada.
A) Actualización no planeada
La mayoría de las empresas actualiza sus manuales conforme sean necesario,por ejemplo para establecer nuevas políticas, cambiar o crear nuevos procedimientos, crear nuevos puestos, etcétera.
Uno de los obstáculos más importantes para actualizar un manual es lograr que se apruebe la revisión. Es conveniente establecer un procedimiento para obtener la aprobación y determinar con el coordinador plazos razonables de entrega del material que contiene las propuestas deactualización revisado.
B) Actualización planeada
La mayoría de los organismos sociales ponen al día sus manuales administrativos sin haber planeado las actualizaciones.
Todos los manuales deberán revisarse cuando menos cada año, pero si el contenido cambia con rapidez, puede ser necesario revisarlos dos veces al año.
Es recomendable realizar las revisiones periódicas por secciones, en lugarde revisar y, en su caso, actualizar todo el manual de una sola vez.
Planear de esta manera las revisiones y, en consecuencia, las actualizaciones, facilita el coordinarlas. Esta actividad se convierte así en parte del programa de trabajo en vez de ser proyectos anuales que son fáciles de posponer o aplazar. De esta manera también se ejerce menos presión sobre los coordinadores de revisión.Cuando las reviones periódicas se convierten en programas de trabajo regulares se lograra que los manuales conserven su eficacia.
Por otro lado, las revisiones periódicas de los manuales pueden motivar en cierta forma a los usuarios, ya que les permiten percibir que comparten la responsabilidad de mantener el manual actualizado y el interés que tiene el responsable en que este permanezca vigente.
Sinembargo, sea o no planeada la actualización, la unidad orgánica (organización y métodos o sistemas y procedimientos) tendrá la responsabilidad de que se informe de los cambios de manera adecuada y de que se mantenga un registro correcto de todos ellos.
A) Planeación de la actualización
la planeación consiste en establecer lo que se va hacer. Después, mediante el trabajo de sistemas yprocedimientos u organización y métodos se determina como se ejecutaran las actividades autorizadas y asignadas.
El trabajo de planeación no termina con la publicación de un manual administrativo, sino que se extiende hasta su revisión y actualización. Los sistemas efectivos y el trabajo de procedimientos procede de y, por lo tanto, depende del trabajo de planeación.
A fin de revisar y actualizar losmanuales es conveniente considerar las recomendaciones siguientes:
* La unidad administrativa responsable deberá establecer programas de revisión y actualización del contenido de los manuales para mantenerlos apegados a la realidad.
* Cuando una unidad orgánica necesite realizar cambios, adiciones o supresiones deberá presentar las propuestas a la unidad administrativa responsable para...