Recepcionistas

No hacer esperar a las personas. 

Si la persona debe esperar, la recepcionista debe pararse detrás de su escritorio para indicarle donde esperar.

Si la visita es de un rango superior a sujefe en la empresa,  debe acompañarla a la oficina de su jefe enseguida.  Si es una visita importante, hay que anunciarla de inmediato a la secretaria para que la venga a recibir.

Manténgaseal tanto de los movimientos de la oficina en general. Si el jefe o el gerente salen de la oficina, no dude en preguntarles si se los puede contactar de ser necesario.

La recepcionista debesaber cuáles son las personas que el jefe no desea atender, para poder filtrarlas con amabilidad y mucho tacto, sin darles la posibilidad de quedarse por mucho tiempo.

Trate a la persona contacto, cortesía y sentido común. 

 No tutee a los que llaman, ni los llame por su primer nombre. Utilice Sr. y Sra. ¿Cuán formal debería ser la recepcionista por teléfono? Si la persona deseaque la llamen por su primer nombre o que la tuteen, lo indicará. 

La recepcionista debe saber cuáles llamadas puede manejar directamente y cuáles debe referir a otra área.

 Pregunte conamabilidad el nombre de la persona que llama: ¿De parte de quién, por favor? o ¿Puedo ayudarlo?

Todas las llamadas son importantes.

Trate de determinar qué desea la persona que estállamando. 

Siempre pregunte si desea dejar un mensaje. "¿Desea dejar un mensaje?"

 Las conversaciones en vivo son las más importantes. No interrumpa una conversación cara a cara para atender elteléfono.

 Si usted es una asistente, lleve un registro de todas las llamadas de entrada y de salida: fecha, empresa, nombre, nombre de la persona que está llamando, número de teléfono, estado(ok, pendiente, etc.)

Recuerde, usted es la primer persona que el cliente ve cuando entra a su empresa, no se descuide: no hay una segunda oportunidad para causar una buena impresión.