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© Diego Levis 2007

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ELEMENTOS BÁSICOS PARA UNA COMUNICACIÓN ESCRITA EFICAZ (en la empresa)
Diego Levis – Consultor en comunicación info@diegolevis.com.ar

Comunicación escrita (en la empresa) No utilice el correo electrónico para evitar una comunicación cara a cara. Un mensaje escrito proporciona un documento permanente. Se puede consultar en cualquiermomento y enviar a cuantas personas desee. Le brinda la oportunidad de transmitir ideas e información complejas en un permite al receptor asimilarlas del modo y al ritmo que le desee. formato que

Es preferible utilizar el nombre de la persona a la que va dirigido el mensaje que recurrir al uso de fórmulas de cortesía Antes de enviar su mensaje púlalo para asegurarse de que el lector puedaentender exactamente lo que desea decir Los puntos clave que debe plantear el mensaje son: 1. 2. 3. 4. 5. Situación: Resuma el contenido de la carta subrayando los hechos Consecuencias. Resolución: Sugiera una posible solución para la situación planteada Acción: Lo que usted hará o espera que haga la persona a la que le escribe Cortesía

La comunicación de los conocimientos e ideas de los miembros deun equipo permite mejorar la eficiencia en el trabajo Es importante entender los puntos débiles y fuertes de cada persona de su equipo
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Adopte un enfoque positivo ante los problemas y las personas. Antes de la redacción Qué, a quién, como, cuando, donde y porqué? Disponga de tiempo suficiente para estructurar y adaptar su mensajede manera que facilite la comprensión del receptor . 1- Qué deseo decir (solicitar/responder/informar) Qué deseo obtener. Establezca con claridad su objetivo 2- ¿Quién o quienes son los destinatarios: Superior, miembro de mi equipo, colega, subordinado, alguien a quien no conozco? 3- ¿Cómo? ¿A través de qué medio lo voy a transmitir? ¿Necesito registro? 4- ¿Cuándo debo o deseo enviarlo? 5- ¿Adondelo voy a enviar? 6- ¿Porqué es importante para mí y para el receptor el contenido del mensaje? Otras consideraciones: 1. ¿Deseo una respuesta inmediata? 2. ¿Deseo qué piense sobre el mensaje y responda más tarde? 3. ¿A cuántas personas deseo que llegue el mensaje? ¿Es el mismo para todos? 4. ¿El mensaje debe ser formal o informal? 5. ¿Tengo posibilidad de hablar con el receptor o es difícilhacerlo? 6. ¿Existen limitaciones físicas en los medios que puedo utilizar? Unos minutos suplementarios en la redacción del mensaje puede representar un ahorro importante de tiempo para usted y para el destinatario del mensaje. Si el mensaje es sencillo y está dirigido a alguien a quien conoce apenas presenta problemas Elija el medio que considere más eficaz para sus fines. Recuerde que el medioutilizado supone también un mensaje. En ocasiones, el receptor puede considerar que el tema no merece una comunicación escrita Un mensaje oral suele ser considerado menos importante que uno comunicado por escrito. Para obtener buenos resultados es vital adecuar la forma y el modo de transmisión al destinatario: contribuirá a eliminar posibles barreras provocadas por un receptor que no esté predispuestoa recibir el mensaje

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Redacción El mensaje debe ser sencillo, claro, concreto y directo. Adecuar el mensaje al receptor: 1- Adecue el uso de palabras técnicas a las características de su audiencia 2- Vigile el nivel de información, el estilo y el tono del mensaje No dé por sentado que el receptor entenderá su mensaje 3- Cuandoprepare su mensaje intente tener en cuenta los posibles diferentes modos de interpretación que podría tener según las personas que lo reciban. − Añada comentarios sobre sus percepciones si están pueden ser distintas a las del receptor Muchas veces damos por sentado que los demás comparten nuestras percepciones y puntos de vista: . i. Por ejemplo el anuncio del tipo “ se acercan muchos cambios”...
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