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Redacción Comercial
Material de lectura

Las Cartas Comerciales

Son una forma de comunicación escrita que se utilizan con mucha frecuencia en las empresas. Es muy importante saber redactarlas adecuadamente, ya que proyectan una imagen externa de nuestra organización, en quien las recibe. Denotan el estilo y forma de ser del profesional o empresa que la emite.
Son como tarjetas devisita y si la imagen proyectada de la carta resulta positiva, el objetivo que persiga se cumplirá más fácilmente. Pero para que esto ocurra, habrá que observar algunas recomendaciones en la redacción de las misas:

El objetivo de las cartas es comunicar mensajes precisos directos en el receptor y para lograrlo, el estilo del lenguaje que se utilice deberá ser sencillo y dinámico.
Las ideas quecontenga el mensaje deben conducir a causar una reacción en el lector, por tanto, deben ser claras, concretas y dirigidas de alguna forma a influir en sus sentimientos, causando el efecto deseado.
La estructura de los párrafos debe conseguir suscitar la atención del lector mediante las frases de introducción, seguidamente, conectar su interés con el objetivo de la carta a través de las frasescentrales y finalmente, reafirmarlo mediante las frases finales.
La primera impresión que recibe el lector de la carta, es visual, de ahí la importancia que tiene su cuidada presentación.

Los estilos y modelos de carta en el ámbito laboral han ido variando con el paso de los tiempos, todo evoluciona, pero la estructura formal ha permanecido casi invariablemente. Esencialmente la carta estácompuesta por las siguientes partes: Membrete, Fecha, Destinatario, Asunto, Saludo inicial, Cuerpo de la carta, Despedida, Firma y Adjuntos o Notas.
En este aspecto hay varias formas válidas de establecer en orden y disposición las secciones en las cartas, pero las más frecuentes tienen la siguiente estructura:

1) La identificación de la empresa, su logotipo y dirección que normalmente irájustificado al margen izquierdo, aunque puede ir centrada o incluso en el margen derecho: el MEMBRETE.
2) La fecha, cuyo formato habitual es colocar primero la ciudad, luego el día en número, el mes en letra y el año en número. Es habitual justificarla al margen derecho. Si en el membrete va la ciudad, no es necesario repetirla.
3) El nombre del destinatario y su dirección. Si se dirige a una personaseñalar también su cargo. Justificado al margen izquierdo, últimamente al utilizarse sobres de ventana, puede darse otra justificación para que sirva como dirección del sobre.
4) Es costumbre por parte de algunas empresas y personas poner una referencia de identificación para su posterior control. Si se pone, ésta debe justificarse al margen izquierdo.
5) En la zona destinada al saludo hay quetener cierta precaución y observar algunas normas. Pensemos que es el primer contacto de comunicación que se establece con el destinatario y, a partir del tono que se emplee, podrá condicionar en cierta medida el resto del mensaje.

La fórmula empleada de tratamiento está en función del mayor o menor grado de conocimiento que se tenga del destinatario, como norma habitual podría utilizarse:
Sino se conoce “Distinguido/a señor/a o cliente/a:”
Si se conoce algo “Muy señor/a mío/a:”
Si es conocido “Estimado/a señor/a o cliente/a:”
Si es muy conocido “Querido/a amigo/a:”
También las más utilizadas: “De mi mayor consideración”, “De nuestra mayor consideración”.

Si en algún momento se tuviera duda de cuál es el mejor para un destinatario, siempre será preferible utilizar eltratamiento más respetuoso que el informal. El primero a nadie molesta, el segundo puede ofender.
Después de la frase colocar dos puntos.
6) En la zona del cuerpo del texto es donde realmente debemos hacer ver al destinatario la razón que justifica la carta, así como el objetivo que se pretende lograr con el mensaje. En una palabra, hay que conseguir captar su atención mediante el desarrollo del...