Registro Y Archivo

En cualquier tipo de organización social existe la comunicación. La información es un elemento fundamental en el proceso de la comunicación, ya que tiene un significado para quien la recibe. Hablamosde información como un conjunto de datos que están organizados y que tienen un significado. Esta información se encuentra registrada en documentos, en cualquier tipo de soporte, que sirven para serconsultados o utilizados como pruebas. Los documentos se deben poder recoger, conservar y servir, para esto, se utilizan los Archivos. Los archivos se consideran como un conjunto de documentos; sinimportar su fecha, su forma o su soporte materia; conservados en forma organizada y producido por cualquier persona Física o jurídica; que se forma mediante el ejercicio de la actividad propia de unaentidad siguiendo el lineamiento de su gestión de documentos. Cada organización cuenta con su gestión de documentos compuesta por un conjunto de normas técnicas y practicas usadas para administrar elflujo de los mismos.
Existen 2 tipos de documentales:
TIPO DOCUMENTAL SIMPLE: Formado por un solo tipo documental, cuyo contenido mantiene una unidad de información. Ejemplos: el oficio, la carta, elmemorando, un libro de registro, un libro de caja, recibo, etc.
TIPO DOCUMENTAL COMPUESTO: Formado por dos o más tipos documentales que se sustentan entre si y cuyo contenido mantiene una unidad deinformación. Se le conoce comúnmente como “expediente”. Ejemplos: el comprobante de pago, trámites para licencias, etc.

b) Caracteres Internos: Se refiere al contenido sustantivo que contiene eldocumento
Los caracteres internos son: Entidad productora, Orígenes funcionales, Fecha y Lugar de producción y contenido sustantivo
Entidad productora: El autor del documento
Orígenes funcionales: Lasrazones por la que se ha producido el documento
Fecha y Lugar de producción: Data crónica y tópica del documento
Contenido sustantivo: Asunto o tema que trata el documento. Este a su vez puede ser...