REGLAS UNIVERSALES DE ARCHIVO

REGLA NO. 1
Para ordenar alfabéticamente el primer paso es invertir el nombre de la persona así.
EJEMPLO:
Tania Girón
Tania Consuelo Girón
INVERSION
Girón Tania
Girón Tania Consuelo.
SE ARCHIVA
Girón Tania
Girón Tania Consuelo.





REGLA NO. 2Los apellidos de una persona constituyen una sola unidad de archivo.
EJEMPLO:
Tania Consuelo Girón Herrera
Carlos Alberto Beltrán Ramos

INVERSION
Girón Herrera Tania Consuelo
Beltrán Ramos Carlos Alberto

SE ARCHIVA
Beltrán Ramos Carlos Alberto
Girón Herrera TaniaConsuelo.
REGLA NO. 3
Si la primera unidad es distinta, esta decide el orden alfabético.
EJEMPLO:
María Morales
Carlos Alberto Beltrán Ramos

INVERSION
Morales María
Beltrán Ramos Carlos Alberto
SE ARCHIVA
Beltrán Ramos Carlos Alberto
Morales María.REGLA NO. 4
Si la primera unidad es igual la segunda decide el orden alfabético.
EJEMPLO:
Ofelia María Lara
Ofelia Lara
INVERSION
Lara Ofelia María
Lara Ofelia
SE ARCHIVA
Lara Ofelia
Lara Ofelia María.
INICIALES Y NOMBRES SOLOS

REGLA NO. 5
Una inicial, nombre o apellidomás cortó solo, precede a uno más largo, si tiene las mismas letras.
EJEMPLO:
S. Catalán
Yupè
INVERSION
Catalán S.
Yupe
SE ARCHIVA
Catalán S.
Yupe




REGLA NO. 6
Los artículos al principio de un nombre pasan al final se encierran entre paréntesis y no constituyen unidad dearchivo.
EJEMPLO:
La casa de los libros
El barco fantasma
INVERSION
Casa de los libros (La)
Barco Fantasma (El)
SE ARCHIVAN
Barco Fantasma (El)
Casa de los libros (La)
REGLA NO. 7
Los prefijos que forman nombres compuestos se consideran como una sola palabra.
EJEMPLO:De León
De la Peña
INVERSION
Deleon
Delapeña
SE ARCHIVA
De la peña
De León





REFERENCIA Y SU USO

Es una anotación que se hace bajo aquellos otros nombres o títulos por los que puede solicitarse un documento.
EJEMPLO:
Valderrama y Gómez Sucesores letra (V)
VEASEGómez y Valderrama sucesores letra (G)

Patrocina Morales de Gámez
SE ARCHIVA: Morales de Gámez Patrocinia
REFERENCIA: Gámez patrocinia Morales de.

REGLA NO. 8
Las casas comerciales, sociedades instituciones corporaciones, etc. se clasifican tal como se escriben.

EJEMPLO:
Laboratorios Unidos centroamericanos
Feria Nacional AmbientalINVERSION
Laboratorios Unidos Centroamericanos
Feria Nacional Ambiental
SE ARCHIVAN
Feria Nacional Ambiental
Laboratorios Unidos Centroamericanos




EXCEPCION
Cuando la firma contiene el nombre de un individuo.

EJEMPLO:
Asesoría financiera Juan Alberto PonceExcursiones Económicas J.C Benavides
INVERSION
Ponce Juan Alberto Asesoría Financiera
Benavides J.C. Excursiones Económicas
SE ARCHIVAN
Benavides J.C. Excursiones Económicas
Ponce Juan Alberto Asesoría Financiera.
REGLA NO. 9
Los nombres geográficos con artículos al principio se quedan como están y el articulo si cuenta como...