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LA REINGENIERÍA DE PROCESOS COMO HERRAMIENTA
DE MEJORA DE LA GESTIÓN: EL CASO DEL
AYUNTAMIENTO DE GIJÓN
Beatriz Rodríguez Prieto
Mónica Álvarez Pérez
Profesoras asociadas de Economía Financiera y Contabilidad
UNIVERSIDAD DE OVIEDO
Universidad de Oviedo
Dpto. de Administración de Empresas y Contabilidad
Avda. del Cristo s/n
33071 Oviedo (Asturias)
Tlfno. 98 510 22 00 /22 03
Fax: 98 51037 08
e-mail: beatrizr@correo.uniovi.es
e-mail: monica@correo.uniovi.es
Enero, 2002
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LA REINGENIERÍA DE PROCESOS COMO HERRAMIENTA
DE MEJORA DE LA GESTIÓN: EL CASO DEL
AYUNTAMIENTO DE GIJÓN
ÍNDICE
INTRODUCCIÓN
PARTE I. – FUNDAMENTOS
1. REINGENIERÍA DE PROCESOS
2. ANÁLISIS CONCEPTUAL DE LAS HERRAMIENTAS DE WORKFLOW
2.1. Introducción al concepto de workflow
2.2. Aplicación en lasAdministraciones Públicas
2.3. Barreras y problemas en la implantación de sistemas de workflow
3. EL PLAN DE SISTEMAS DEL AYUNTAMIENTO DE GIJON
3.1. Introducción
3.2. Objetivos y características del PSAG
3.3. El proyecto GadA
PARTE II.- DESARROLLO DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DE EXPEDIENTES EN
EL AYUNTAMIENTO DE GIJÓN
1. ALCANCE DEL PROYECTO
2. LA APLICACIÓN DE GESTIÓN DE EXPEDIENTES
2.1.Trabajos previos a la implantación
2.2. Trabajos durante la implantación
2.3. Actuaciones posteriores a la implantación
3. CONCLUSIONES
PARTE III.- DEFINICIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS (INTERNOS Y EXTERNOS)
DEL AYUNTAMIENTO DE GIJÓN Y NORMALIZACIÓN DE LA
DOCUMENTACIÓN GENERADA EN LOS MISMOS
1. ALCANCE DEL PROYECTO
2. DEFINICIÓN DE LA INFORMACIÓN REQUERIDA
3. RECOPILACIÓN DE DATOS
4. CONCLUSIONESBIBLIOGRAFÍA
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INTRODUCCIÓN
Las tecnologías de la información se han configurado como un elemento clave para apoyar y
mejorar las distintas tareas de cualquier organización. Las Entidades Locales no han sido ajenas a
esta tendencia y en los últimos años han realizado un considerable esfuerzo inversor en las áreas de
sistemas informáticos y de telecomunicaciones. Sin embargo, superada la faseen la que se
informatizaron los aspectos más habituales de la gestión municipal (como son habitantes,
recaudación o contabilidad), el siguiente reto pasa a ser la integración de los procesos básicos. Para
cubrir esta necesidad, se han desarrollado las herramientas de workflow: aplicaciones que
gestionan, miden y revisan procesos de trabajo, que implican el esfuerzo de múltiples individuos yrecursos.
El Ayuntamiento de Gijón, mediante el desarrollo del Plan de Sistemas de Información
persigue la consecución de una mejora en la eficacia y eficiencia de la gestión y en la prestación de
los servicios que efectúa la organización, utilizando como instrumento del cambio las tecnologías de
la información. Dentro de este marco, se contempló la implantación de un sistema de gestión deexpedientes, como una herramienta común de workflow a través de la cual fluyen los expedientes
de la organización. Gracias a ella se pretendía lograr: (i) la integración de las actividades realizadas
por distintas unidades, (ii) la simplificación de las acciones administrativas, y (iii) obtener información
actualizada para la gestión, la toma de decisiones y la atención al ciudadano. Al estudiode la puesta
en explotación de esta herramienta de workflow y la posterior definición de procedimientos y
normalización de documentos se han dedicado los esfuerzos investigadores sintetizados en este
trabajo.
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PARTE I - FUNDAMENTOS
1. REINGENIERÍA DE PROCESOS
Hammer y Champy (1994, p: 32) definen la reingeniería “como un replanteamiento y
rediseño radical de los procesos, para conseguirmejorías sustanciales en el rendimiento -en términos
de coste, calidad, servicio y rapidez-”. A efectos de clarificar esta definición, se puede afirmar que la
reingeniería se articula en torno a dos elementos. Por un lado, la reingeniería diseña la
organización desde cero con el objetivo de mejorar su eficiencia, centrándose en los procesos
básicos de la misma y asignando, en la medida de lo...