REINGENIERIA

PROPUESTAS DE MEJORAS EN EL PROCESO DE LA TOMA DE PEDIDOS

Como se pudo analizar en el proceso actual, existen ciertos aspectos que no funcionan como es esperado, ya que su aplicación no es la correcta.
Como se mencionó anteriormente no es lo óptimo que los pedidos sean tomados primero manualmente y luego se capturen en la computadora, por lo que es indispensable poner una solución alproblema para que su funcionamiento sea maximizado.
La solución que se propone es la siguiente:
• En primera instancia, reducir al personal de esta área, en vez de tener a 4 personas recibiendo pedidos y 1capturista, solamente tener a 2 personas en esta área recibiendo los pedidos, pero de manera directa irlos ingresando a la computadora, lo cual ahorraría mucho tiempo, y sería un procesoeficientísimo.
• Para lograr esto, es necesario hacer una inversión en otra computadora, a la fecha se tiene una sola en esta área, por lo que se requiere invertir en otra más, lo cual, de momento puede parecer un gasto innecesario, pero se llegó a esta conclusión que fue la mejor después de que se analizaran otras soluciones.
• Para darle seguimiento a esta decisión es necesario hacer ciertos ajustes paraque se logren los objetivos.
En el proceso actual, la hora de toma de pedidos es de3:00 a 9:00 de la noche, lo cual es un periodo de 6 horas, uno de los ajustes es alargar un poco ese periodo de tiempo, va que de otra manera las líneas estarían ocupadas para ciertos clientes, por que en el proceso actual hay 4 personas tomando los pedidos y después del rediseño se tendrían solamente dos. Por lo queuna solución a esto, aparte de alargar el tiempo de 2:00 a 9:00 p.m., es darle a cada cliente una hora estipulada para que hagan sus pedidos y así llevar este proceso de manera organizada, con esto sería muy difícil que un cliente encuentre la línea ocupada, ya que a cada uno se le asignan un tiempo especifico.
• Con esto se logra tener un mejor servicio, ya que se le quita al cliente elproblema de no poderse comunicar, lo cual en cierto momento puede ser un fastidio para él.
Si analizamos el hecho de que ahora esas dos personas encargadas de tomar los pedidos van a trabajar una hora extra, es justo que sea remunerado de la manera más apropiada, por lo que su sueldo tendrá que subir un poco, pero si se realiza un análisis de costo-beneficio, se puede notar de inmediato que antes sepagaban5 sueldos, y en el nuevo proceso solo se pagarán 2 aunque sean mas elevados.
• En segunda instancia, es necesario cambiar el formato de esta área. El formato actual es de la siguiente manera:











Después de estos datos, se encuentra la lista de todos los productos que se tienen en la pastelería, lo cual si se pusieran todos, abarcarían más de 4 páginas, lo cual para buscarcada uno, seria muy tardado.
Por lo que cada persona que toma los pedidos tiene que llenar todos esos datos a mano y después el capturista los pasa a la computadora.
La solución al cambio de formato es la siguiente:
Darle al cliente una clave, la cual indique en los primeros 2 dígitos la ruta en la que deben de salir sus productos, y que los últimos 2 dígitos indiquen el número de cliente quees, por ejemplo:




Con esto, se puede tener un mayor control, ya que a la hora de llamar del cliente, este dará su clave y aparecerá en pantalla de inmediato su nombre, dirección y teléfono, y la ruta que le distribuye.
• Habrá otro renglón para anotar el día de la entrega, folio y quien lo ordeno.
• Dentro de este nuevo formato en vez de poner el nombre de quien recibió el pedido, a laprimer recepcionista se le asigna el número 1 y por consiguiente a la segunda el número 2, lo cual ya estará marcado en cada computadora.
Otro paso que se evita es el de poner el nombre de la persona que pasa el pedido a la hoja de la ruta, ya que al tener estipulado desde el inicio la ruta que le repartirá cada cliente, debe de salir una copia para la persona que lleva esa ruta.
• Dentro de...