Requisitos de la Informacion

Para que la información sea eficiente, debe tener una serie de atributos de modo tal que la utilidad que proporcione justifique el empleo de los recursos que se apliquen para producirla. Tales requisitos, tal como se enuncian a continuación, constituyen criterios para guiar el diseño de sistemas de información y para evaluar el funcionamiento de los mismos.
Economía
El costo de producir unainformación no debe ser superior al beneficio que se espera de su utilización. La información es un bien económico. Como toda mercadería, se puede comprar y vender, puede envejecer y tornarse obsoleta, se puede almacenar, se puede transportar, puede sobreabundar (stock excesivo) o escasear (stock insuficiente) y requiere inversión de tiempo y de recursos. Por lo tanto, deben compararse losbeneficios de la información adicional y los costos de obtenerla. La cantidad óptima de información, para un gerente o una organización, será aquella en la que el costo de adquisición de una unidad adicional sea igual a la utilidad de esa unidad. Más allá de esa cantidad, cada unidad adicional de información tendrá un costo cada vez más alto que el beneficio que esa unidad suministra.
Oportunidad
Lainformación debe estar disponible cuando se la requiera. Este requisito hace referencia al momento y la frecuencia con que la información debe ser suministrada, así como a las facilidades para acceder a la información que se encuentra disponible de modo relativamente permanente. Esto implica, por un lado, que todas las salidas de información que proporciona un sistema deben generarse en formaprevia o concomitante con la aparición de la necesidad que satisfacen, y, por otro lado, que los métodos de acceso y consulta a los datos deben permitir generar, en tiempo oportuno, la información que se produce de modo rutinario.
Utilidad
Toda salida de un sistema de información debe satisfacer una necesidad, y debe considerarse innecesaria mientras no se compruebe su utilidad. Esto significa quetodo gerente o analista de sistemas habrá de mantener una permanente actitud adversa a la creación de nuevas salidas computadorizadas (como listados o pantallas) o de nuevos formularios para integración y procesamiento manual. Salvo en el caso en que esta creación se deba a la fusión, reemplazo o actualización de salidas preexistentes, hay algo de lo que puede tenerse la absoluta seguridad: talesnuevas salidas generarán incrementos de costos. Por lo tanto, la salida nace con un “pecado original” del que sólo deberá ser redimida si se comprueba que la utilidad o beneficio que proporcionará supera tales costos.
Comparabilidad
La información debe ser comparable en el espacio, en el tiempo y en el alcance. La comparabilidad en el espacio implica, por ejemplo, que la información de unasucursal debe ser comparable con la de otra. No habría comparabilidad, por caso, si las ventas de una localización fueran expresadas en unidades físicas y las de otra en unidades monetarias. La comparabilidad en el tiempo significa que la información de un período debe ser comparable con la de otro. La comparabilidad en el alcance se refiere a que las informaciones que se comparan correspondan aentidades semejantes. Los errores en este último aspecto se originan, frecuentemente, en una identificación inapropiada del concepto que se informa. Por ejemplo, se suministra información de diversas fuentes bajo el título “Comisiones”, pero en algunos casos se incluyen los viáticos, y en otros no.
Flexibilidad
Todo sistema de información debe ser adaptable a los cambios del sistema objeto. Esterequisito está indisolublemente vinculado con la satisfacción de las cambiantes necesidades de información de los ejecutivos y de la organización toda. El alcance y la conservación de un apropiado grado de flexibilidad del sistema de información tienen notables influencias en (y dependen en alto grado de) la metodología y las herramientas que se habrán de emplear para su diseño y mantenimiento....