resumen de la pelicula de ana sullivan

INSTRUCTIVO TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

METODOLOGIA:
Debilidades de la empresa
comité de archivo
capacitación al personal
organigrama por procesos
sistema de gestión documental
espacio y/o locación
tablas de retención documental
organización y estructuración de los formatos únicos documentales
herramientas adecuadas para el manejo del archivo
COMITÉ DE ARCHIVO
Se realizara laconformación del comité de archivo el cual lo integraran los jefes y/o encargados de cada unidad administrativa de la empresa, el cual se encargara de todos los procedimientos a realizar que se llevaran a cabo con el manejo y manipulación de la documentación de la empresa.
Para la creación de este comité se llevara a cabo un tiempo determinado de un mes donde se ejecutara los procesospertinentes para la realización de este.

CAPACITACION AL PERSONAL
Abarcando la necesidad del manejo de los documentos se realizaran capacitaciones mensualmente a todo el personal administrativo con profesional idóneo en este tema el cual orientara sobre el manejo de los documentos, la legislación y normatividad vigente que se requiere para llevar a cabo un buen desempeño.


ORGANIGRAMA PORPROCESOS
Debido a que es primordial para la empresa ser certificados en la norma ISO 9001 es necesario tener el organigrama por procesos, la realización de este se basa en el organigrama por unidades ya que nos permite identificar el objetivo principal de la empresa, la elaboración de este nos llevara alrededor de quince a veinte días.

SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL
Dada la problemáticaexistente en la empresa sobre el manejo y disposición inadecuada de los documentos vimos la necesidad de implementar un sistema de gestión documental el cual nos permitirá unificar criterios a la hora del manejo, tramite, gestión y organización de estos mismos, también nos permite disminuir un 20% el uso del papel y eliminación de tramites innecesarios, la implementación de este se llevara a cabo enun lapso de ocho a diez meses aproximadamente a medida que el personal va adquiriendo los conocimientos adecuados.

ESPACIO
Se pasara una propuesta al comité de archivo en donde se plantea la necesidad de abrir un nuevo y adecuado espacio para la conservación del fondo documental, el periodo de ejecución de este proyecto será entre doce y dieciocho meses dado que tiene la complejidad de laadecuación pertinente para este .

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
Teniendo en cuenta la estructura organizacional de la empresa, los documentos que produce cada una de las unidades documentales y el diagnostico efectuado por medio de las encuestas se implementaran las tablas de retención documental donde se establecen los procedimientos que se le dará a cada documento para la disposiciónfinal, este se desarrollara en un tiempo estimado de tres a seis meses.

ORGANIZACIÓN EN LOS FORMATOS UNICOS DE LOS DOCUMENTOS
Establecer un formato único para cada tipo documental producido por la entidad, esto tomara un tiempo de cuatro meses.

HERRAMIENTAS PARA EL MANEJO DEL ARCHIVO
Se compraran para el uso del archivo diferentes elementos necesarios como lo son: cajas, carpetas, ganchosplásticos, marbetes, estantería (la adecuada para el clima), microfilm, equipos de cómputos y diferentes maquinas necesarias para el desarrollo de las actividades, esto llevara un tiempo de dos a tres meses.

ANEXO 10.1
INSTRUCTIVO DEL FORMATO DE
TABLAS DE RETENCION
Entidad Productora. PRODUCTOS FARMACÉUTICOS Y QUÍMICOS DISTRI FARQUI LIKAYO S.A.
Unidad administrativa. Debe colocarse elnombre de la unidad administrativa que conserva la documentación tramitada en ejercicio de sus funciones.
Gerencia general
Hoja _ /_. En el primer espacio debe consignarse el número que identifica cada hoja,
Siguiendo un consecutivo que determinará el total de las hojas utilizadas para la elaboración
De las tablas de retención de la entidad. El segundo corresponde al número total de hojas...