Reuniones Productivas

REUNIONES PRODUCTIVAS

Facilitador: Francisco Medrano Araujo

Preguntas




¿Cuánto tiempo nos pasamos
semanalmente
asistiendo
a
reuniones?
¿Qué porcentaje de ese tiempo se
desperdicia durante reuniones
que no se deberían haber
convocado de todas maneras?

Preguntas




¿Cuánto tiempo malgastamos debido
a reuniones que empiezan tarde o
terminan después de lo convenido?
¿Tenemos que asistirfrecuentemente
a reuniones muy largas para darnos
cuenta de que apenas 5 minutos eran
suficientes?

USO DEL TIEMPO

GUIA:
La semana tiene 168 horas.
Media semana: 84 horas.
¼ de semana: 42 horas.
1/8 de semana: 21 horas

USO DEL TIEMPO
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•

Trabajar
Dormir
Comer.
Cocinar.
Estudiar, leer.
Iglesia
Deportes
Televisión
Aseo personal
Trasladarse.

RESUMEN EN %
CATEGORÍA

HORASHORAS
ACUMULADAS

%

%
ACUMULADO

RESUMEN EN %
%

CATEGORÍA

HORAS

HORAS
ACUMULADAS

%

TRABAJAR

60

60

37%

37%

DORMIR

42

102

26%

63%

ESTUDIAR,
LEER

25

127

16%

79%

VER TV

12

139

7%

86%

DEPORTES

10

149

6%

92%

IGLESIA

6

155

5%

97%

COCINAR

5

160

3%

100%

ACUMULADO

RESUMEN EN %
CATEGORÍA

HORAS

HORAS
ACUMULADAS

REUNIONES

24

24

SUPERVISAR

20

44

REVISIONDOC.

6

50

ELABORAR
INFORMES
TAREAS
ADMINISTRATI
VAS

%

%
ACUMULADO

TAREA:

 Desglosar el tiempo de trabajo.
 Hacer el cuadro
 Hacer la gráfica de pareto.
 Hacer un resumen.

CATEGORÍA

HORAS

HORAS
ACUMULADAS

%

%
ACUMULADO

Reunión
Conjunto
de
personas
congregadas físicamente en un
local
para
tratar
un
tema
coordinado por un conductor(a).

Miembros O Asistentes a La
Reunión
Laparticipación de los miembros que
asisten a una reunión va a depender de:
a) Número de asistentes.

b) De las características del
grupo.

Tener Una Razón Lógica Que
Justifique El Costo De Realizar Las
Reuniones.
Si bien pueden ser muchas las razones para
llevar a cabo reuniones, las razones para no
realizarlas pueden ser aun mayores. La
decisión de llevar adelante una reunión debe
fundarse en elprincipio básico de que el
resultado que se espera obtener de ella debe
ser mayor que la sumatoria de los resultados
que lograrían individualmente sus eventuales
participantes.

Características:
Debe existir un grupo.
 Comunicación fluida y constante
entre los asistentes.
 En un lugar concreto y con un
tiempo determinado.
 Las
decisiones se toman por
consenso.
 Debe haber objetivos.


Tiempo ODuración De Las
Reuniones
La duración de una reunión es una variable
que debe tener en cuenta la persona o
personas que la preparan o coordinan.

La "intervención" o "interacción" es "un
intercambio entre miembros de un grupo o
entre un miembro y el grupo entero".
Podemos señalar que, a mayor participación,
mayor número de interacciones y mayor
tiempo y duración de la reunión.

La Eficacia DeLas Reuniones
Los requisitos para que una reunión sea
eficaz son los siguientes:
a) Ser necesaria su convocatoria y
celebración.
b) Estar preparada, tanto por la persona
que va a dirigir la reunión como por
los participantes.

La Eficacia De Las Reuniones
3. Terminar en un Plan de Actuación, que
posibilite la puesta en práctica, de los
acuerdos y el seguimiento de las decisiones
tomadas.
4. Si sequiere que una reunión, y las
posteriores, sean eficaces es necesario que se
ejecuten las decisiones tomadas y los
acuerdos consensuados. Si no se hace así, las
reuniones posteriores serán puramente
formalistas.

Los Tipos De Reuniones
Una clasificación de las
podría ser:
Por su objetivo o finalidad:
a.
b.
c.
d.
e.

reuniones

Informativas.
De solución de problemas.
De trabajo.
Creativa.
Denegociación.

Reunión Informativa:
Para transmitir información para y
desde el grupo. Los asistentes pueden
ser tanto activos (dan información)
como pasivos (reciben información). El
conductor o moderador dirige la
reunión transmitiendo la información o
formulando preguntas

Reunión de solución de
problemas :
Se trata de resolver problemas de la
institución o los existentes dentro del
equipo. Los...