reuniones y proocolo

Metodología para la realización de Reuniones Eficientes


Las organizaciones de todo el mundo están adoptando modelos basados en la participación activa de sus miembros. El modelo japonés que revolucionó el método de producción y obligó a todas las organizaciones a orientar sus miradas hacia el cliente tiene un fuerte componente de comunicación. La Lean Production de los estadounidenses, laFábrica Integrada de los italianos, las nuevas técnicas de management aplicadas a organizaciones de diversos tipos (desde producción a servicios) implican inexorablemente la realización de reuniones. En estas reuniones las capacidades de sus miembros se deben sumar provocando un efecto de sinergía (es decir, la suma de experiencias, capacidades, actitudes y acciones) a favor del logro del objetivode la organización.
Sin embargo, en muchas ocasiones las reuniones son herramientas que, lejos de contribuir a los efectos de sinergía, entorpecen el funcionamiento de la organización. Esto sucede por diversos factores, como por ejemplo:
La falta de cultura comunicacional en los miembros de la organización
Por disfunción de la organización, producto de atravesar la transición entre los modelosorganizativos taylorianos y los modelos actuales
Por indecisiones y falta de credibilidad de la organización sobre el modelo que se aplica
Por falta de método
Y hasta por problemas personales entre los miembros de la organización.
De todos estos factores, en este curso estableceremos un método para que la reunión sea una herramienta eficaz para el logro de los objetivos de la organización.Establecemos el supuesto que las organizaciones estén cada día más coherentes en sus modelos organizativos (basados en el proceso -y no en el producto- en la óptica cliente -y no en la del proveedor) que se resumen en los tres pilares fundamentales de una organización moderna: calidad, costos y servicio.
Para finalizar esta introducción, es conveniente que hablemos dos palabras sobre la Cultura de laempresa. Toda empresa tiene su propia cultura. Sin entrar en cuestiones semióticas ni semánticas, establecemos en este curso que cultura es la manera de interpretar, sentir y llevar a la práctica los conocimientos adquiridos, las normas establecidas y los procedimientos fijados en la organización. Para tener un marco que nos permita entender la cultura de la empresa en donde nos encontramosdefinimos las siguientes categorías:
Cultura de origen: En cada organización nos encontramos con culturas de origen diversas, debido a que la influencia del país de origen condiciona la cultura de la organización. Por ejemplo, los alemanes de Mercedez Benz interpretan estrictamente el horario establecido para una reunión, independientemente de la jerarquía que tienen los miembros que participan en lamisma. Mientras tanto, en una organización de nuestro país no es extraño que una reunión comience varios minutos después de la hora establecida. Esto está tan evidenciado que hasta cuando se establece el horario de la reunión se dice “Fijemos a las 09:00 para que comience a las 09:30 hs”. Podemos sentirnos incómodos o no con esta realidad, pero no podemos negarla. Más adelante trataremos estepunto para solucionar o al menos atemperar este inconveniente que genera pérdidas para la empresa.
Cultura comunicacional: en contrapartida al respeto por los horarios, los sudamericanos tenemos actitudes más comunicativas que el promedio de los europeos. Esto facilita la realización de reuniones y se genera automáticamente un peligro potencial: reuniones largas, improductivas, donde cada uno quiereexplicar el origen del mundo y su importancia con el tema que están tratando. Por ello, en ocasiones no interpretamos correctamente el valor y el alcance de la comunicación, y cometemos errores en la oportunidad, el contexto y el contenido de lo que debemos comunicar.
La relación entre estas dos vertientes configura la cultura empresa. Cada uno deberá reflexionar sobre las características de...