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CONOZCA OTROS TIPOS DE REUNIONES
Existen reuniones normales de negocios, del tipo que probablemente usted deberá organizar. Pero por supuesto que existen variaciones al respecto y usted debería conocer las formas más comunes.
Excepciones a la regla. Estas excepciones se definen por el tamaño de las reuniones.
Reuniones con una persona. Son reuniones con sus subordinados directos, donde les dafeedback difícil o conversan sobre el aumento del próximo año. Y a veces deberán despedir a alguien. Aunque pueden ser las reuniones más difíciles, la única forma de hacerlas honorablemente es cara a cara. ¿Ha escuchado historias de gente que fue despedida con un mensaje de voz o por un e-mail? Sus jefes quedaron mal, perdieron confianza y se merecen el mismo tratamiento.
Grandes reunionescorporativas. En el otro extremo están las juntas de accionistas, en las que el CEO reporta el estado de la empresa, con un gran número de accionista sentados en un auditorio. En realidad esto es un show, no una reunión. Es entretenimiento, sometido a todas las reglas del teatro. Si se ve atrapado dirigiendo una de estas asambleas, pida ayuda profesional. Son muy pocas las cosas buenas que pueden pasaren estas reuniones, y muchas las malas, ya que la gente sólo recuerda lo negativo y no se dan cuentan cuando todo funciona sin problemas.
RECUERDE EL PROPÓSITO
En resumen, recuerde que el propósito impulsa la reunión.
En una reunión de resolución de problemas, los asistentes definen primero el problema y luego idean soluciones. Los participantes en este tipo de reuniones deben poder reconocerel problema y tener también la energía y experticia para corregirlo.
En una reunión de toma de decisiones, el grupo selecciona una solución que debe implementarse. Para tener éxito, el grupo debe ponerse de acuerdo al inicio de la reunión respecto de cómo se tomarán las decisiones: ¿se tomarán por consenso, por mayoría o solamente por una persona o un grupo pequeño?
Todas las demás reuniones sonde tipo informativo. Intente cancelar todas las que pueda porque la mayoría es una pérdida de tiempo. Envíe un e-mail y solamente organice estas reuniones cuando necesite sentir la energía que le dan todos esos cuerpos en una sola sala.
PASOS PARA DIRIGIR UNA REUNIÓN DE RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS
1. Descubra las percepciones que los participantes tienen sobre el problema.
2. Logre un acuerdo sobrela definición de problema.
3. Analice desde cuándo se presentó el problema y qué está pasando ahora.
4. Determine lo que piensa el grupo sobre las causas de este problema.
5. Destaque las consecuencias futuras del problema si no se resuelve.
6. Recoja varias alternativas para resolver el problema. Aclare las ventajas y desventajas de cada opción.
7. Elija el método más eficaz paraseleccionar una opción. Considere los factores clave, como tiempo, recursos, finanzas, valores, y otros, implicados en la elección.
8. Obtenga un acuerdo total, o al menos un consenso, respecto de una opción para resolver o manejar el problema.
¿QUIÉNES DEBERÍAN ASISTIR?
Invite solamente a quienes de verdad deben estar, aquellas personas que le permitirán alcanzar sus objetivos y le ofrecerán unavariedad de perspectivas sobre los temas. Considere a:
 Los tomadores clave de decisiones para los problemas involucrados.
 Los que tienen información y conocimientos sobre los temas.
 Los que están comprometidos, los que se juegan algo, tienen un rol en los problemas.
 Los que para hacer su s trabajos necesitan conocer la información que usted debe transmitir.
 Todos los que deberánimplementar las decisiones tomadas.
¿CÓMO INVITARLOS?
Cuando haya pensado en quiénes deben estar, invítelos personalmente. Asegúrese de que sepan que usted los está citando y que usted dirigirá la reunión. Infórmeles del propósito de la reunión. Disponga una hora para la reunión que convenga a todos los involucrados (lo que puede ser bastante difícil), e intente dar a cada persona un rol activo en la...