Rol Secretarial

ASISTENTE EJECUTIVA
ROL SECRETARIAL

Presentación:
Uno de los recursos más transversales de las empresas es aquel que desempeña funciones secretarias, independiente de la naturaleza o negocio de la industria. Su puesto es considerado, muchas veces, como fundamental dentro de la organización que privilegia las comunicaciones internas, el buen clima laboral, la excelencia en la relación conclientes externos, tanto presencial como por teléfono y la administración cuidadosa y profesional de archivos y documentos de distinta índole. El rol secretarial pasa a ser un verdadero centro de operaciones, de asistencia y consulta. Actualizar y desarrollar aquellas actitudes, comportamientos y habilidades que aseguren el eficiente desempeño secretarial se vuelve la única opción para mantener en eltiempo los principios mencionados. En este contexto planteamos una actividad de capacitación destinada a fortalecer las competencias secretariales que provea de conceptos, técnicas y herramientas específicas de apoyo secretarial.
Objetivos

* Identificar y caracterizar el nuevo rol profesional de la secretaria en las organizaciones de hoy.
* Desarrollar las capacidades de comprensión yanálisis de las estructuras y niveles empresariales, procesos administrativos, marcos jurídicos y económicos en el que se desenvuelven.
* Caracterizar y analizar las habilidades de la secretaria de hoy: Cortesía, actitud, iniciativa, escucha activa, flexibilidad y manejo de conflictos.
* Analizar el concepto de ética empresarial y su importancia en el rol secretaria.
* Reconocertécnicas para dinamizar el trabajo del equipo secretarial.
* Conocer y aplicar herramientas que permitan a la secretaria apoyar efectivamente a los niveles ejecutivos en la toma de decisiones.
* Proveer de métodos y herramientas que permita a la secretaria analizar información proveniente de las diferentes áreas de la organización.
* Identificar técnicas de planificación y organización deltrabajo diario.
* Fomentar la autoestima, la seguridad y el dominio ante situaciones críticas o de conflicto.
* Analizar las ventajas de ser una secretaria proactiva y con iniciativa propia.
* Reconocer la importancia y necesidad de asumir el rol de líder dentro de ciertos niveles de la organización.
* Identificar principios, conceptos y técnicas en el área de las comunicaciones yde relaciones públicas.
* Conocer y aplicar técnicas y métodos para la organización y supervisión de eventos protocolares.
* Sensibilizar sobre la importancia de administrar eficientemente el tiempo.

El papel de la secretaria en la empresa moderna
La palabra secretaria se deriva del latín secretum, que significa secreto. En los siglos pasados se usó casi siempre en masculino, tal comohoy la usamos al referirnos al secretario de Gobernación y al secretario de educación pública. Evoca de inmediato temas tales como los tratados internacionales, los archivos privados, las reuniones de altos funcionarios, los tribunales secretos, etc.
Actualmente la palabra evoca otro mundo de cosas: se aplica más bien a una dama que redacta cartas, maneja el teléfono, escribe a máquina, preparaactas, archiva documentos, llena formatos, reserva boletos de avión y cuartos de hotel, organiza viajes, y otras tareas por el estilo.
No cabe duda, es un mundo nuevo, que ha ido surgiendo en la sociedad industrializada. La secretaria es probablemente el símbolo más universal de la presencia de la mujer en este mundo de los negocios. Aporta a esa esfera tradicionalmente masculina, el calor, laintuición y la elegancia propias del sexo femenino, contribuyendo para hacer de la empresa moderna una comunidad humanizada. Se involucra en ella misma, el devenir histórico y participa muy de cerca en el desarrollo tecnológico, económico y cultural de la sociedad moderna.
Nos atrevemos a decir que el haber inventado este modo de presencia femenina fue genial, tal como fue una genialidad hace...